Potrà sembrare che questa settimana a Milano non ci sia stato niente di diverso, a parte (buono o no) un principio di estate, e che il lavoro sia continuato come ogni giorno nel solito tram-tram meneghino. Ma non è così, perché questa settimana il Comune di Milano, seguito anche da altri Comuni, l’aveva dedicata interamente al lavoro agile, anche detto smart working.

Un’intera settimana, invece che un singolo giorno come negli anni passati, per sperimentare questa modalità di lavoro, un incentivo per le aziende (e anche per i dipendenti, ovviamente) per “favorire la conciliazione tra qualità della vita e buon lavoro, risparmiare tempo negli spostamenti, meno stress, limitare traffico e inquinamento atmosferico, immaginare e sperimentare nuovi modi per essere al lavoro e per lavorare meglio”, a cui molti hanno aderito con giornate di lavoro da remoto e con molte altre pratiche.

Un’iniziativa che cade con perfetto tempismo, vista anche la recente approvazione da parte del Senato del Disegno di Legge relativo proprio al lavoro autonomo e agile, che promuove una serie di importanti riforme per la tutela di questa categoria di lavoratori, ormai sempre più ampia ma ancora troppo poco protetta.

L’invasione dei lavoratori agili

Tantissimi lavoratori milanesi e non, quindi, questa settimana si sono trovati ad esplorare le gioie ma anche i dolori del lavoro agile: sì perché, se l’idea di poter lavorare da casa o da qualunque luogo ci sia più congeniale, ai tempi dettati dalla nostra produttività invece che quelli standard di un orario di ufficio, sembra un sogno per molti, è anche vero che “da grandi poteri derivano grandi responsabilità” e che la libertà, la flessibilità e la totale autonomia di questa modalità lavorativa possono diventare dei veri e propri ostacoli da superare per chi non vi è abituato.

Abbiamo quindi voluto raccogliere alcune delle più interessanti applicazioni e pagine dedicate ad aiutare nello svolgimento del lavoro agile, perché un lavoro più smart parte sì da un cambiamento culturale, ma anche dalla tecnologia sempre più avanzata che ci portiamo dietro – spesso proprio nel palmo della mano, nel nostro smartphone!

Lavoro agile ovunque… ma dove lavoro?

Per prima cosa è importante ricordare che “lavorare da remoto” non significa necessariamente lavorare da casa! Se l’idea di rendere il vostro nido il vostro ufficio vi spaventa, ci sono centinaia di luoghi adatti da cui si può svolgere il lavoro agile. Il Comune di Milano stesso, nel sito dedicato alla Settimana del lavoro agile, ha messo a disposizione uno strumento molto utile per ricercare spazi di co-working non solo a Milano e provincia ma in tante città d’Italia, vedere in diretta le postazioni disponibili e prenotare. Questa settimana le prenotazioni per questi innovativi luoghi, solitamente studiati nei minimi dettagli per favorire concentrazione, creatività e benessere del lavoratore, che sono state addirittura a titolo gratuito.

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E se lo spazio di co-working lo si volesse trovare direttamente tramite un tocco sullo smartphone? DesksNear.me è la soluzione che, sia da desktop che da app, permette di trovare spazi in tutto il mondo, con la massima flessibilità e la possibilità di scegliere esattamente i parametri richiesti (e anche di affittare ad altri il vostro spazio, se invece è questo il caso). Anche WorkSnug, un’altra alternativa internazionale basata sui feedback dei clienti, offre tantissime soluzioni in giro per il mondo.

In più, ormai quasi tutti i bar hanno una connessione Wi-Fi, solitamente gratuita in seguito alla consumazione, e per certi tipi di lavoro un ambiente vivace ed informale come questo può essere l’ideale. Si può usare Coffices per vedere quelli nella nostra zona e i feedback di altri lavoratori agili in merito.

E se fosse necessario lavorare con urgenza e non si avesse il tempo di trovare uno spazio di co-working o un bar? Anche in questo molti siti e app ci vengono in aiuto, segnalandoci in base alla nostra posizione quali hotspot Wi-Fi gratuiti abbiamo nelle vicinanze: ce ne sono moltissime, ma Wifi Mapper si professa quella con il network più ampio.

Smart e produttivi

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Con le tecnologie disponibili oggi è praticamente impossibile sostenere che la produttività sia legata ad un luogo specifico, ma è facile invece credere che questa possa venire impattata negativamente dal minore confronto con i colleghi, con conseguente difficoltà di distribuire i compiti e gestire attività di team. Nulla di più falso! A parte tutti gli strumenti a disposizione, come videochiamate e chat aziendali, che già da soli renderebbero la vita molto più semplice, strumenti di comunicazione come Slack, pensati appositamente per gli scambi informativi di business in tempo reale, possono rendere le comunicazioni a distanza davvero produttive e anche divertenti.

In più, applicazioni (anche disponibili in versione desktop, ovviamente sincronizzate tramite Cloud) come Trello o Asana sono davvero strumenti utilissimi per il lavoro in team – non solo in remoto, ma sicuramente ancora di più in questi casi! Trello, per esempio, non permette solo di creare liste di cose da fare divise per schede (differenti temi per la stessa attività) e bacheche (differenti attività), ma anche di assegnare i singoli task alle persone del gruppo, stabilire alert come promemoria, creare checklist, e molto, molto altro. Un’applicazione che non vi farà rimpiangere l’ufficio nemmeno per i team job più impegnativi.

Se poi si ha bisogno di uno strumento ancora più integrato, per monitorare costantemente lo sviluppo di progetti di team, si può optare per IdoneThis, che invierà anche report quotidiani sull’andamento delle attività permettendo ai vari colleghi di congratularsi tra loro per il lavoro svolto.

E se poi volessimo addirittura fare tutto questo solo con la nostra voce e poter delegare i compiti più semplici ad un’assistente virtuale, si può anche provare il futuristico Any.do.

Il tuo ufficio in mano

Con quasi tutto ciò che facciamo al lavoro salvato su un computer, è davvero facilissimo slegare i nostri documenti e i nostri dati dalla presenza fisica in ufficio. Gli strumenti di salvataggio nel Cloud sono davvero infiniti e spaziano dai big come Google Drive ai sistemi più specifici e di nicchia, ma il funzionamento è sempre lo stesso: basta trascinare il file su cui stiamo lavorando nella cartellina relativa al Cloud prescelto, e ci seguirà ovunque andremo. Se poi abbiamo bisogno di accedere ad un file su un computer specifico, potremo comunque utilizzare strumenti di controllo da remoto come TeamViewer, e se dovesse essere fondamentale firmare i suddetti documenti potremo invece sfruttare programmi come Docusign.

E se mi distraggo?

Anche questo è un tema, nonostante le distrazioni possano avvenire molto facilmente anche in un ufficio (addirittura di più, probabilmente). Però è chiaro che, soprattutto se non si è abituati a gestire al meglio il proprio tempo da remoto, cadere nel tranello del “solo 5 minuti” quando si lavora da casa è facile. Anche in questo, molti siti e applicazioni ci vengono in aiuto, come l’applicazione di time management RescueTime che, restando tranquillamente in background mentre lavoriamo, monitora la quantità di tempo speso sulle diverse attività e sui singoli siti, e ci restituisce un quadro completo e dettagliato della nostra giornata e di come spendiamo il nostro tempo, bloccando anche i siti che indichiamo come più “distraenti”.

Ma c’è anche il rovescio della medaglia, ovvero non avendo pause programmate e momenti di distrazione indotti può essere facile concentrarsi talmente tanto sul proprio lavoro da dimenticarsi di alzarsi, sgranchirsi le gambe, fare uno spuntino, e in generale fare una salutare pausa.

Questo, per quanto possa sembrare il massimo livello di produttività, è davvero sbagliato perché va contro il principe stesso dello smart working: non lavorare meglio ai propri ritmi per raggiungere un migliore equilibrio professionale e di vita privata, ma esattamente il contrario! Per questo, altrettanto utili possono essere applicazioni come CoffeeBreak, che opportunamente impostate ci ricorderanno di non farci fagocitare dal lavoro, per il bene nostro e della nostra produttività!

Coffee Break

Se si vuole dare maggiore “scientificità” alle pause lavorative, è anche possibile applicare la tecnica del pomodoro, una metodologia nota dagli anni ’80 per incrementare la produttività dividendo le attività complesse in task più semplici di massimo 25 minuti di durata, intervallate da 5 minuti di pausa. Sembra interessante ma complicato? Provate con FocusBooster, che tiene traccia di tutto per voi.

Con queste applicazioni e siti a portata di smartphone, lavorare in modo agile diventa davvero una passeggiata, e si possono trarre tutti i benefici di questa nuova modalità di lavoro sul proprio work-life balance. E chissà che questa Settimana del lavoro agile non diventi molto più di una settimana per tutti, con vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende! Un piccolo passo per l’uomo……