L’importanza del WOW (Way Of Working) per il Team
Dal WOW si può iniziare a migliorare il lavoro di tutto il team, anche non condividendo uffici e scrivanie
16 Giugno 2020
In questo periodo molte aziende stanno scoprendo che, effettivamente, si può lavorare da remoto senza necessariamente condividere tutti i giorni le scrivanie. Ma come sta andando? Per alcuni professionisti e team è cambiato poco mentre per altri si è trattato di una mezza rivoluzione: come possiamo migliorare il modo in cui i team lavorano? Partendo dal WOW.
Way Of Working (WOW)
WOW è un acronimo che sta per Way Of Working e che potremmo tradurre con “il modo in cui un gruppo decide di lavorare” ed è un elemento fondamentale per aumentare le probabilità di successo di un team nella realizzazione di un progetto o per il raggiungimento di un obiettivo. Pensiamo infatti all’ultimo progetto che abbiamo realizzato con altre persone: è stato facile? È andato tutto bene? Molto probabilmente ci sono stati intoppi e screzi, alcune incomprensioni hanno generato ritardi, l’account ha dovuto chiamare il cliente, sono stati necessari quattro rework e via dicendo. Due buone notizie: quelli elencati sono problemi comuni a molti team di progetto e tutte queste criticità possono essere mitigate. Per arrivare al WOW è necessaria una premessa: un gruppo di persone in una stanza che lavora sullo stesso progetto non è necessariamente un team. Un team è qualcosa di più, sono persone che lavorano insieme e lo fanno perché lo vogliono, perché sanno che cosa devono fare: è un punto di arrivo e non di partenza. Da dove iniziamo allora per portare questi soggetti eterogenei verso una maggior collaborazione? Aiutandoli a capire come lavorare insieme e supportandoli nella definizione della loro Way Of Working. Parole come “aiutiamo”, “supportandoli” e “loro” non sono casuali e raccontano già molto: si tratta di soluzioni locali (specifiche per ogni gruppo) e non necessariamente trasferibili. Non è possibile definire una check-list da seguire che si possa replicare esattamente con ogni gruppo sperando di ottenere lo stesso risultato: la cosa bella delle persone e dei team è che sono tutti diversi. Parafrasando Lev Tolstoj “…ogni team infelice è invece disgraziato a modo suo…”.La necessità dei framework
Bisogna quindi definire dei framework, delle soluzioni ad alto livello che poi i singoli team possano calare nella loro realtà definendo così il modo in cui quel gruppo lavora e attenzione: queste soluzioni non sono sempre valide anche all’interno dello stesso gruppo. Uno degli elementi chiave è infatti il contesto. Pensiamo a questa pandemia: in molti casi è una forzatura parlare di Smart Working o Agile Working. Riflettendo meglio appare chiaro come in realtà alcune persone stanno lavorando da casa (come in ufficio) durante un’emergenza non potendo uscire di casa. È una situazione diversa rispetto a quella nella quale ci si gestisce gli spazi e li modo di lavorare in serenità (che si spera torni presto o si diffonda sempre più). Ogni team quindi può dover ridefinire al variare del contesto il proprio WOW e questa è la risposta che mediamente nessuno vuole sentirsi dire: non esiste una ricetta, non è facile e ci vuole tempo (praticamente quello che accomuna tutte le cose belle e che meritano di essere fatte). In questo momento quindi è opportuno che il team si chieda come sta lavorando e se questa modalità sia efficace, quali siano le problematiche e che cosa invece stia funzionando bene. È una riflessione importante che necessita in alcuni casi di essere guidata. Pensiamo ad alcune domande:- Come stiamo lavorando oggi? La domanda più difficile è la prima perché bisogna rispondere sinceramente: la tentazione sarà di rispondere più sul “come dovremmo lavorare” o “quali sono i processi standard”. Il consiglio è quello di mappare e descrivere quello che succedere davvero: bisogna visualizzare le inefficienze per risolverle.
- Che strumenti usiamo per lavorare? Si tratta di un passaggio fondamentale per evitare di perdersi tra Mail, Messenger, Whatsapp e dover cercare ogni volta i documenti
- È necessario che tutti siano online e disponibili alla stessa ora? Se in questo momento ci sono esigenze specifiche (es. tenere i bambini durante una call) magari ci si può organizzare all’interno del team, oppure valutare le differenze di fuso orario
- Lavoriamo in maniera sincrona o asincrona? Se in ufficio possiamo abbuffarci di informazioni (tanto i colleghi sono sempre disponibili, al massimo vado alla scrivania, lo interrompo e gli chiedo qualche dettaglio sul brief) spesso da remoto non è possibile e bisogna considerare le implicazioni e come aumentare e strutturare le comunicazioni (ed evitare di vivere in conference infinite)
- Cosa intendiamo con queste parole? Definire bene il lessico aiuta il team a ridurre le ambiguità e non perdersi. Un esempio su tutti? Finito. Cosa vuol dire “finito”? Che ha mandato all’account? Che è stato approvato dal PM? Che è chiuso il progetto? Bisogna capirlo insieme
- Sono chiari a tutti il progetto e le tempistiche? Le persone non sono cattive e non sono stupide, partiamo da questo assunto. Se vengono commessi degli errori nella maggior parte dei casi è perché è mancata comunicazione e non c’è stata chiarezza nella definizione del progetto o delle esigenze. Un esempio: “te lo consegno domani” vs “domani verso le 17.40 ti consegno un report in ppt dove ci sono le quattro richieste fatte dal cliente”. Ricchezza informativa e chiarezza che aiutano poi a discutere e fidarsi nel team.