Lavorare in gruppo. Ci siamo abituati fin dai tempi della scuola, no? Non sempre possibile, per le barriere spaziali e temporali. Ebbene, grazie al web è possibile abbattere queste difficoltà.
Una piattaforma di groupware deve favorire le tre "C" del lavoro di gruppo: comunicare, coordinare e collaborare. Sfruttando la rete e tutti gli strumenti digitali a nostra disposizione.
Non esiste la soluzione perfetta, la piattaforma adatta ad ogni situazione: "one size fits all", la taglia unica qui non esiste.
Occorre considerare il budget a disposizione, la dimestichezza degli utenti con certi strumenti, l'hardware a disposizione dei membri del gruppo e anche la connettività.
Con la combinazione opportuna è possibile creare un sistema di supporto alle attività del gruppo di lavoro, per comunicare, collaborare, coordinare in maniera efficace, senza impedimenti dovuti alle distanze e ai tempi diversi: ogni membro del gruppo potrà dare il suo contributo anche a chilometri di distanza e in orari diversi dagli altri.
La definizione di groupware (con le sue tre "C") può sembrare molto vaga, ed infatti anche tra le soluzioni che vengono proposte non c'è uniformità: per alcune l'accento è sulla comunicazione e coordinamento, ed eccellono perciò nella messaggistica e nella gestione delle attività e risorse (calendaring e scheduling), altre privilegiano la condivisione di documenti, con o senza la gestione delle versioni.
Ogni gruppo di lavoro è diverso, per obiettivi, per tipo di attività da svolgere, per cultura e dislocazione dei membri, ma ci sono alcune caratteristiche che devono sempre essere presenti:
- Messaggistica: scambiare messaggi diretti, a tutto il gruppo o singoli individui.
- Calendaring: gestire una pianificazione delle attività
- Condivisione documenti e file: l'ottimo sarebbe con la possibilità di gestire le versioni, ma è sufficiente anche un semplice repository, purché accessibile sempre ai membri del gruppo.
Tra le piattaforme di groupware (o assimilabili) esistenti, eccone alcune che sono a disposizione a costo zero o quasi, lasciando da parte ialcune soluzioni che sebbene siano a costo zero in termini di licenze d'uso (sono open source) hanno un costo di implementazione: devono essere installate (e seguite!) su un proprio server.
Horde
Horde è una suite di applicazioni per la collaborazione, completamente gratuita e utilizzabile da browser.
Gli utenti possono condividere e gestire calendari, contatti, attività, note, file e segnalibri utilizzando le componenti standard della suite.
Se si desidera avere anche un sistema di posta elettronica, esiste anche la versione con il supporto webmail.
Disponibile in 41 lingue diverse, si interfaccia anche con altri sistemi di groupware e permette la sincronizzazione dei dati con PDA, tablet e smartphone. Può essere installato su qualsiasi web server che supporti PHP.
Simple Groupware
Simple groupware, scritto in PHP, offre servizi di email, calendaring, gestione contatti, attività, gestione documenti e progetti.
I dati possono essere sincronizzati con Outlook e smartphone. Utilizza tutti gli standard possibili, come per esempio RSS, iCalendar, vCard, IMAP, POP3, SMTP, CIFS, CSV, WebDAV, LDAP e SyncML.
Un punto di forza interessante è la presenza di un linguaggio di programmazione (sgsML) che permette non solo una rapida personalizzazione della piattaforma, ma anche la creazione di vere e proprie applicazioni.
Simple Groupware è free, rilasciato secondi di termindi di licenza GNU GPLv2.
Socialcast
Ci sono invece soluzioni utilizzabili con poco sforzo, poiché sono nate come SAAS, come servizio software disponibile via web.
Sono piattaforme che, fino ad un certo numero di utenti, possono essere utilizzate gratuitamente, come Socialcast di Vmware, il quale permette di creare una comunità di 50 utenti con tutte le funzionalità possibili disponibili.
Socialcast è classificato come Enteprise Social Network, e come tale privilegia la condivisione e interazione tra utenti. Come in altri social network pubblici, è possibile creare gruppi, condividere file, scambiare messaggi, e, attraverso opportune configurazioni o add-on, interagire col mondo esterno: altre comunità socialcast o social come facebook, twitter e Linkedin.
Può essere utilizzato da un browser o anche da smartphone con la app dedicata.
In questa categoria sono presenti anche colossi come Microsoft, che nel 2012 ha acquisito Yammer e Tibco col suo Tibbr: entrambe permettono una prova gratuita che però alla scadenze impone la decisione di abbonarsi.
Basecamp
Con un forte orientamento alla gestione di progetti, con la gestione efficace delle scadenze, ruoli e relazioni relative alle attività da fare si può provare Basecamp, che è gratuito per i primi due mesi: se il progetto ha una scadenza minore, può valere la pena provarlo.
Basecamp può vantare una forte base di utenti e dieci anni di presenza sul mercato, ed è utilizzabile da browser e da app per iOS o Android.
Abbiamo lasciato per ultimo la più nota e diffusa piattaforma social: Facebook. Infatti, anche se non è una piattaforma nata con questo scopo, il social network più famoso al mondo è un ottimo strumento di Groupware. Inoltre, ha dei plus non indifferenti:
- Molto probabilmente le persone che dovranno far parte del gruppo di lavoro hanno già un account;
- L'interfaccia è nota e non serve formazione, se non per alcuni aspetti specifici;
- Facebook è facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo, praticamente ovunque e in ogni momento.
Le principali funzionalità per un efficace supporto alle attività di un gruppo di lavoro ci sono tutte:
- Messaggistica, privata e di gruppo;
- Chiamate VOIP;
- Condivisione file e risorse all'interno di un gruppo che può essere dedicato e riservato.
La ricerca delle informazioni pubblicate potrebbe essere migliore, ma è presente.
Non c'è nemmeno una vera e propria gestione delle attività, intesa come agenda, ma nulla vieta di usare gli eventi di facebook come "attività" da assegnare agli invitati.
Non è certo la scelta primaria per gruppi di lavoro molto estesi, o con esigenze particolari, specie se relative alla gestione delle scadenze. Può però essere una soluzione di startup, soprattutto per team che non hanno mai adottato strumenti di groupware. Qualcuno potrebbe obiettare sulla sicurezza e riservatezza delle informazioni che sarebbero ospitate: non solo Facebook ne ha accesso ( e le usa per profilare gli utenti) ma potrebbe anche eliminarle dai propri server senza preavviso o si può perderne la possibilità di accedervi.
Per essere davvero sicuri e protetti bisognerebbe usare piattaforme installabili su server propri e con chiavi di cifratura adeguate: ma il costo è decisamente superiore e, forse, una spesa inutile. Se si crea un gruppo di cui si è unici amministratori e il profilo personale venisse bannato o, peggio, hackerato, sarebbe un guaio.
Per prevenire questo rischio, basta nominare un secondo amministratore (fidato!) e fare attenzione alla sicurezza del profilo: scegliere una buona password, non lasciare il profilo sempre aperto in dispositivi facilmente accessibili a terzi sono già buone misure di prevenzione.
Per gruppi di lavoro agili con brevi e intensi scambi di informazione e file, Facebook possa essere una scelta da valutare come piattaforma, forse un po' atipica, di groupware.
E voi, amici lettori, cosa ne pensate?
