In ogni nuova iniziativa progettuale, così come in ogni startup d’impresa, è richiesta una buona dose di disciplina per assicurare la corretta impostazione e in seguito la corretta esecuzione del progetto.
I modelli da utilizzare e le competenze su cui fare affidamento posso cambiare a seconda della natura del progetto, esistono però degli strumenti che possono facilitare il lavoro e che permettono di mantenere sempre sotto controllo l’andamento dei lavori.
Il mondo informatico ha poi delle caratteristiche peculiari tipiche dei progetti di sviluppo software e infatti nel tempo sono nate metodologie di project management specifiche quali l'agile e lo scrum.
Ci limiteremo a una overview sintetica dei principali strumenti che un team non dovrebbe mai farsi mancare quando affronta un progetto.
Il Project Charter come dichiarazione di intenti del progetto
Il Project Charter è un documento sintetico, spesso di una sola pagina, che riporta le informazioni principali del progetto come i risultati da raggiungere (deliverable), lo scope del progetto, le milestone intermedie, il team di progetto, il budget a disposizione e le date di inizio e fine del progetto.
L'utilità principale di questo documento risiede nel fatto che per l'intera durata delle attività rappresenta gli impegni da rispettare, proprio come se fosse un contratto firmato con il cliente. Eventuali modifiche sostanziali al progetto devono essere riportate su un nuovo Project Charter.
La Work Breakdown Structure per visualizzare gli elementi del progetto
Qualunque progetto, soprattutto se di grande entità, viene affrontato meglio se scomposto in piccoli pezzi.
La logica della Work Breakdown Structure (WBS) è proprio questa. Devono essere identificate le varie fasi del processo e poi ognuna di esse deve essere esplosa in sotto fasi/attività.
Struttuare l'albero del progetto in questo modo è un ottimo sistema grafico per comprendere la mole del lavoro da svolgere, per dividere i compiti all'interno del team e per visualizzare immediatamente le dipendenze tra le attività.
La WBS può essere impostata con diversi software, tra cui quelli di mind mapping.
Il Gantt per pianificare e tracciare l’avanzamento delle attività
Altro strumento indispensabile è il Gantt di progetto, che ha il duplice scopo di ausilio alla pianificazione e baseline per tracciare l'avanzamento del progetto in fase di esecuzione.
Si tratta di un diagramma che riporta l’elenco delle singole attività da svolgere e la loro tempificazione, tenendo conto delle dipendenze tra di esse e mettendo in evidenza le milestone intermedie e i deliverable.
Il Gantt permette di sapere in qualsiasi momento durante la vita del progetto qual è l'andamento rispetto al pianificato e dunque se dunque il progetto procede come previsto, se è in ritardo o se è in anticipo.
Esistono diverse alternative per creare un Gantt, dall'iper professionale Microsoft Project all'open source OpenProj.
Per concludere, va tenuto a mente che per coordinare al meglio gli sforzi di lavoro collaborativo può essere presa in considerazione l’adozione di soluzioni online quali Basecamp o Podio che permettono di sincronizzare tutte le informazioni di progetto, inclusi il calendario e la gestione dei documenti.
