La gestione di un cliente e del suo progetto richiede sempre del tempo e tantissima attenzione per evitare errori, imbarazzi e conseguenti perdite di tempo per tutto il team di sviluppo.
Tutto ciò acquista ancor più importanza se lo stesso progetto viene gestito all’interno di una web agency o in una qualsivoglia agenzia di comunicazione.
Partendo dal presupposto che nessuno è perfetto e che tutti possiamo sbagliare, capire il perché e la natura dell’errore è molto importante per poter evitare che possa ripetersi e per analizzare potenziali punti deboli del team, ma anche lacune durante le fasi di esecuzione.
Essere un project manager significa il più delle volte dirigere una media di 4/5 progetti contemporaneamente, coordinare dei team di professionisti di piccoli o medie dimensioni.
Ma anche controllare il corretto svolgimento di tutte le attività ed infine vigilare sull'intera catena di sviluppo del progetto: correggendo eventuali repentini ed imprevisti cambi di direzione, che è possibile intraprendere da un momento all’altro, per un dettaglio che sfugge o che potrebbe mancare.
Non si tratta certamente di una professione semplice da svolgere specie nel contesto in cui viviamo, continuamente distratti da impulsi e bombardati da un numero impressionante di informazioni.
Che qualche dettaglio possa sfuggire, dunque, è più che normale e in quest’ottica, ridurre le possibilità che lo stesso errore possa ripetersi diviene essenziale.
Le cause e gli errori più comuni nella gestione di un progetto
Le cause di errori nella realizzazione di un progetto possono essere molteplici e una tra le più diffuse è la poca considerazione o erronea analisi delle informazioni ‘vitali’ per il proseguimento dei vari step della realizzazione, errore dovuto alle volte alla mancanza di un tema ben coeso, formato ed organizzato.
Tutto ciò comporta numerosi errori (uno dei quali è il superamento del budget), ma le tipologie possono essere varie. Analizziamo le più diffuse.
1. Scopi poco chiari e obiettivi confusi
Seguire degli obiettivi chiari è la base per un progetto di successo. Potrà sembrare banale ricordarlo, ma ripeterlo e tenere sempre a mente potrà certamente aiutare qualche nuovo project manager ad evitare alcune difficoltà.
Lo stesso vale se gli obiettivi sono definiti, ma non ben esplicati al resto del team. Pertanto, una buona comunicazione interna allo staff, oltre ad una buona organizzazione, possono senz’altro fare la differenza e facilitare un project manager di successo.
2. Scadenze non realistiche
Ogni progetto nella sua esecuzione richiede del tempo, o meglio, il giusto tempo.
Prevederlo accuratamente per stabilire delle date di scadenza realistiche e raggiungibili è molto importante per non creare troppo ed inutile stress al team e per evitare risultati incompleti e di qualità scadente, dettata dall’ansia per il rispetto della timeline prestabilita.
Ciò che un project manager dovrebbe (o potrebbe) fare per evitare tutto ciò è giocare d’astuzia prevedendo ad esempio nella propria scaletta temporale oltre a date più realistiche, anche ritardi ed imprevisti che potrebbero nascere in base alla difficoltà del progetto.
3. Sopravvalutazione delle risorse
Questo ulteriore punto è purtroppo un altro errore troppo diffuso in molti team di sviluppo e agenzie.
Ancora prima di immergersi nello sviluppo di un progetto digitale (o di qualunque altra natura) è infatti necessario da parte del project manager intercettare e comprendere le specialità di ogni componente del team, stimando correttamente le risorse che lo stesso team è in grado di offrire.
Pertanto è necessario tenere sempre a mente che se non si hanno a disposizione le giuste persone con le giunte competenze è altamente probabile che il progetto non proseguirà come previsto.
4. Comunicazioni inefficaci
È spesso il segreto di un team vincete: una comunicazione funzionale e produttiva. Ma cosa accade quando le persone non comunicano, seppur all’interno di uno stesso team? Molti dettagli ed eventuali modifiche del progetto non vengono trasmesse alle risorse di competenza e il rischio di consegnare un lavoro non aggiornato è pressoché inevitabile.
Una situazione altrettanto rischiosa accade quando le comunicazioni diventano troppe.
In questo caso, i messaggi importanti si confondono con quelli più marginali e la concertazione del team potrebbe spostarsi su elementi di poco conto, compromettendo anche in questo la riuscita dell’intero progetto.
Non è di certo semplice realizzare una comunicazione che funzioni, ma il segreto risiede nel documentare ogni comunicazione che viene rivolta al team e distinguere i messaggi per ogni risorsa messa in campo.
5. Una pessima gestione del rischio
Un altro grande errore commesso dalle agenzie è la pessima gestione del rischio che ogni progetto comporta. Un aspetto che richiede la conoscenza dei rischi, le competenze per gestirli e una strategia per mitigarli e ovviamente risolverli.
L’assenza di uno di questi elementi dinnanzi ad un rischio, potrebbe compromettere la realizzazione del progetto, avere un forte impatto sulle finanze disponibili ed infine, compromettere la credibilità della stessa agenzia.
Quale potrebbe una soluzione in questo caso?
La risposta è abbastanza semplice: analizzare i rischi non solo all’inizio del percorso, ma durante tutto lo svolgimento, tenendo sempre ‘a portata di mano’ una valida strategia come risposta ai rischi più plausibili.
6. La non misurazione del successo
Se è vero che gli errori e i fallimenti possono insegnare molto, vale lo stesso anche con i successi.
Infatti, un prodotto o un progetto ben riusciti possono offrire spunti di riflessione e valutazione molto interessanti.
Perché è utile per il team sapere che un progetto sta effettivamente funzionando?
In primo luogo, potrebbe migliorare l’umore, consolidando le dinamiche interne e motivando le risorse.
In secondo luogo, il successo e le dinamiche con le quali si palesa, potrebbe evidenziare nuove strategie ed eventuali lacune da colmare.
Siamo giunti alla fine di questa analisi degli errori più comuni e più diffusi soprattutto nelle agenzie nella gestione di un progetto.
Aspetti molto importanti da non sottovalutare e da tenere in considerazione per non farsi cogliere impreparati e per sapere disporre le giuste risorse al momento giusto.
Quale potrebbe essere un consiglio valido per poter evitare gran parte degli errori precedentemente elencati e per la creazione di casi di successo senza grosse difficoltà?
Utilizzare una piattaforma che possa offrire ed evidenziare 'step by step' lo sviluppo di ogni singolo progetto, per poter migliorare la comunicazione, il suo lavoro e l’elaborazione di ogni decisione per il raggiungimento di tutti gli obiettivi prefissati.
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