Con quest’articolo iniziamo un viaggio nel mondo dell’outsourcing in particolare dal punto di vista delle startup. Il tema ci interessa in modo particolare perchè sempre di più la scelta di esternalizzare alcune funzioni non riguarda più solo le grandi società, ma anche le piccole e medie imprese e le startup.

A questo proposito Seth Godin, autore di diversi libri molto conosciuti tra gli startupper, ci conferma quest’evidenza attraverso il concetto di “Small Is the New Big”. In pratica egli spiega come le startup di successo sposino sempre più frequentemente la filosofia del “grow fast” e riescano spesso ad essere più efficienti, agili e flessibili delle grandi imprese anche grazie all’esternalizzazione.

Come sempre prima di prendere decisioni ad alto rischio è indispensabile conoscere bene a cosa si va incontro e come limitare al minimo la possibilità di sbagliare. Questo è il senso e lo scopo principale di questa serie di articoli.

Quattro buoni motivi per scegliere l’outsourcing

Per iniziare vediamo quali sono le quattro motivazioni principali che spingono le imprese a esternalizzare alcune delle competenze della propria impresa analizzando ognuno di questi aspetti.

#1 Taglio dei costi

Da sempre è stata la motivazione principale per cui le aziende hanno scelto l’outsourcing. Questo perchè consente di modificare la struttura dei costi aziendali scaricando l’ammontare dei costi fissi a favore dei costi variabili. Spesso infatti la scelta di mantenere in casa tutte le funzioni aziendali porta le imprese a dover utilizzare molte risorse per l’apprendimento di competenze che in fin dei conti hanno poco a che fare con il proprio core business. Ciò ha principalmente due effetti: un aumento del prezzo dei propri prodotti/servizi al cliente finale e un incremento notevole dei tempi necessari perchè l’azienda cresca e raggiunga il successo.

#2 Necessità di trovare risorse con competenze molto specifiche

Se è vero che le imprese hanno bisogno di risorse molto esperte per rimanere competitive, non bisogna sottovalutare il fatto che la società e il mercato mutano in modo molto più veloce e radicale rispetto al passato. Di conseguenza ogni impresa ha bisogno di lavorare con persone che siano continuamente aggiornate sugli ultimi trend del mercato, sulle tecnologie più in voga del momento e sulle strategie più attuali per ottimizzare i processi delle imprese. Affidarsi a dei professionisti esterni è in molti casi la garanzia che ciò accada.

#3 Necessità di trovare i migliori esperti sul mercato

In un mercato sempre più globale e competitivo anche nei settori più innovativi è difficile fare la differenza e sviluppare un vantaggio rispetto alla concorrenza. Per questo motivo le aziende hanno bisogno di trovare i migliori esperti che ci sono sul mercato e l’outsourcing consente loro di non essere legati a tempi e luoghi ben definiti. Grazie ad esso le aziende hanno la certezza che le risorse ingaggiate non avranno bisogno di essere formate dal punto di vista tecnico e hanno accumulato negli anni esperienze e competenze in settori molto specifici. Per questo motivo è interesse di tutti coloro che offrono servizi alle imprese costruirsi negli anni una buona reputazione e sviluppare con attenzione la propria professionalità e autorevolezza. D’altra parte per un’azienda assumere una persona molto esperta inciderebbe molto sui costi fissi.

#4 Necessità di essere flessibili

La flessibilità è diventata oggi una condizione che le imprese non possono più permettersi di ignorare, soprattutto quelle più piccole e che fanno fatica ad emergere. Dal punto di vista dei professionisti ciò comporta dover adeguarsi a contratti di lavoro legati a compiti e obiettivi molto specifici e tempistiche non sempre adeguate. Le imprese da’altra parte devono essere pronte a riorganizzarsi velocemente e spesso ciò non è possibile. In modo particolare le grandi imprese sono spesso caratterizzate da una grande rigidità e una sviluppata inerzia al cambiamento. Le piccole società invece temono che affidarsi a dei professionisti esterni abbia dei costi troppo elevati e non si possa perdere il pieno controllo del proprio business. Per entrambi l’outsourcing è senza dubbio l’unica risposta possibile.

Quattro aspetti di cui tenere conto nell’outsourcing

Sebbene i vantaggi dell’outsourcing siano piuttosto evidenti è indispensabile essere consapevoli che esso non garantisca in modo assoluto il successo di un’impresa e che si possa andare incontro ad alcuni rischi. Vediamo quali sono i principali.

#1 Gli esperti possono in alcuni casi aver bisogno di una lunga fase di briefing

Non è detto che i freelance a cui si affida l’impresa siano preparati adeguatamente rispetto al mercato in cui essa opera sebbene queste persone abbiano competenze tecniche e esperienze sul campo molto sviluppate. In questi casi l’impresa avrà solo due possibilità: cercare a lungo un consulente che abbia sia competenze specifiche sul mercato in cui opera sia una professionalità e una competenza tecnica molto sviluppata o accontentarsi di un buon professionista a cui dare il tempo di apprendere le specificità del mercato in cui andrà ad operare. In entrambi i casi può succedere che ci voglia molto tempo prima di raggiungere uno stato di efficienza e di massima produttività.

#2 Se si ha a che fare con partner d’oltreoceano bisogna tenere in conto le differenze culturali

In molti casi il professionista giusto a cui l’impresa affiderà parte delle proprie attività sarà localizzato lontano dalla sede in cui essa si trova. Da una parte si tratta di uno dei vantaggi che l’outsourcing offre, in particolare grazie alle nuove tecnologie e a internet. Dall’altra bisogna tenere in conto che ogni paese e ogni persona è influenzata dal background culturale in cui è cresciuta. Può succedere a volte che questo crei dei problemi nella gestione operativa delle attività perchè non c’è piena sintonia e compatibilità per quanto riguarda i metodi, gli strumenti utilizzati e i valori a cui ci si ispira anche nella vita professionale.

#3 Utilizzo di diversi mezzi e stili di comunicazione

Anche dal punto di vista della comunicazione interna, stili e abitudini diverse possono essere un problema. Ogni realtà e ogni persona cercherà probabilmente di spingere l’altra parte verso un allineamento per quanto riguarda sia gli strumenti da utilizzare per comunicare che la gestione deilla comunicazione interna tra chi lavora su obiettivi comuni. Il rischio anche in questo caso sta nel rallentare o limitare l’efficienza dei processi di un’impresa.

#4 Difficoltà ad accettare che alcuni colleghi non siano in ufficio con te

Non sempre le imprese e coloro che lavorano all’interno riescono a comprendere ed accettare del tutto che un proprio college possa lavorare a distanza. La capacità di un’impresa sta in questi casi nel gestire nel migliore dei modi possibili gli eventuali conflitti e le incomprensioni che possono emergere tra coloro che sono all’interno o coloro che lavorano da freelance.

Nei prossimi articoli vedremo come sfruttare al meglio i vantaggi illustrati oggi e come difendersi dagli eventuali rischi in cui un’impresa può incorrere.

Stay tuned! 😉

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