Lavoro

5 errori da non commettere inviando le tue email di lavoro

Distrazione, leggerezza, scarsa sensibilità verso l'interlocutore: sbagliare inviando una comunicazione di posta elettronica è molto più semplice di quanto immagini

Inviare una email di lavoro sbagliata non ha mai ucciso nessuno, è vero, se vogliamo considerare una email come una semplice comunicazione di informazioni. Eppure, ci sono lavori nei quali apparire professionali è importante almeno quanto esserlo davvero. Il mondo della comunicazione è proprio uno di quei settori nei quali questo presupposto è ancora più valido.

Il classico errore di distrazione, l’invio disattento di una bozza non ancora completa, l’inclusione tra i destinatari di indirizzi che dovevano essere esclusi.

Se almeno uno di questi tipici errori da invio di email di lavoro compulsivo ti è familiare, allora ti consiglio di proseguire nella tua lettura. Scoprirai quali sono gli errori più comuni che si commettono inviando una email di lavoro e soprattutto, imparerai come prevenirli.

Quasi tutti trascorriamo almeno un quarto di ogni giornata di lavoro a leggere o a rispondere alle email di lavoro. Eppure molti di noi non hanno ancora piena confidenza con quello che potremmo definire il Galateo della posta elettronica, un ambito complesso nonostante venga spesso percepito come semplice e immediato, ma che prevede esperienza e conoscenza delle diverse fattispecie che si potranno incontrare.

Ecco i cinque errori più comuni, che tutti rischiamo di commettere nell’invio delle nostre email di lavoro.

5 errori da non commettere inviando le tue email di lavoro

1. Saluti troppo informali

Quando si scrive una email professionale, soprattutto rivolgendosi a qualcuno che già si conosce da tempo, o magari con cui si collabora abitualmente, si corre sempre il rischio di incorrere in un saluto troppo informale, non adatto al registro comunque ufficiale della mail di lavoro.

Magari ti sarà capitato di lasciarti sfuggire un “Hey” o peggio “Bella zio!”. Ricorda che, anche se sei in estrema confidenza con il tuo destinatario, in quella mail potrebbe essere in copia qualcun altro e tu potresti non essertene accorto, oppure, magari, ad un certo punto potrebbe nascere l’esigenza di inserire nel thread della comunicazione un terzo indirizzo, che si troverà a leggere anche le altre conversazioni su quell’argomento.

Sempre meglio sbagliare per una eccessiva formalità che per essere stati troppo “sciolti” in un saluto.

2. Errori di battitura o errori di grammatica

Mentre un paio di errori di battitura o di refusi non sono un grande problema per nessuno – tutti capiscono che ormai inviamo mail in qualsiasi circostanza, anche attraverso la tastiera non proprio comoda di uno smartphone -, gli errori di grammatica mostrano invece una scarsa padronanza della lingua e fanno inclinare verso il basso la percezione che l’interlocutore avrà della tua professionalità.

Scrivi, leggi, rileggi e poi controlla. Queste sono le regole fondamentali per non inviare una email poco chiara, molto imbarazzante e davvero poco professionale.

5 errori da non commettere inviando le tue email di lavoro

3. Invio di email di lavoro prima che siano complete

Cliccare troppo presto sul tasto “Invia” è segno di disattenzione. Non ci sono scuse per questo, mentre sei a lavoro ci si aspetta che i processi che segui siano curati con la massima attenzione, anche se stai facendo quattro cose contemporaneamente.

Una mail inviata troppo presto nel migliore di casi ti costringerà a completare la comunicazione con una seconda mail, che arriverà come un segnale di allarme per i destinatari. Immagina cosa significa sentire due o tre blip di seguito, per il Manager che utilizza la sincronizzazione sul cellulare. Come minimo il rischio è quello di sembrare degli scocciatori, nel peggiore dei casi sarai etichettato come disorganizzato e superficiale.

Per non correre questo rischio, soprattutto quando scrivi email di lavoro molto lunghe e complesse, basta semplicemente inserire il destinatario come ultima fase dell’invio. Questo ti garantirà anche la necessità di ricontrollare di aver inserito tutti gli indirizzi correttamente e nei rispettivi campi, se qualcuno dovesse essere in copia.

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4. Mancanza di rispetto nei confronti di altre culture

Quando comunichiamo virtualmente, può essere davvero difficile comunicare esattamente ciò che stiamo cercando di dire. Il rischio, senza gestualità e senza il tono della voce che accompagna il messaggio è quello di essere fraintesi. Soprattutto quando comunichiamo con clienti di altre culture dobbiamo quindi tenere ben presente non solo il diverso fuso orario, ma anche le differenze culturali, stando attenti soprattutto all’uso di frasi idiomatiche, quelle più a rischio di fraintendimento.

Un interlocutore potrebbe apparire freddo e distaccato, ma in realtà è solo il frutto di una cultura più rispettosa della forma, quindi non facciamone mai una questione personale e cerchiamo di adeguarci al tono della conversazione senza preconcetti. Nelle mail come nella vita, insomma!

5 errori da non commettere inviando le tue email di lavoro

5. Un tono scherzoso che potrebbe essere frainteso

Anche se ci si conosce da tempo e molto bene, lo scherzo virtuale è sempre rischioso. La possibilità di degenerare in un fraintendimento, o peggio in una vera e propria lite, è altissimo. Se proprio hai commesso questo errore, non c’è modo di risolverlo tramite web. Rinuncia alla tua email di lavoro e componi il numero del collega che si è sentito offeso dal tuo gesto azzardato. E ovviamente, che l’errore ti serva da lezione.

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