Come automatizzare task da desktop e smartphone [HOW TO]

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Gestire i canali social è un lavoro impegnativo, lo sappiamo bene: occorre pianificare, definire una strategia e attuarla mantenendo sempre l’impressione, per chi segue quei canali, che sia sempre un essere umano quello con cui interagisce. Non dimentichiamo che la moderazione e il monitoraggio sono indispensabili per prevenire o smorzare sul nascere possibili crisi e per affinare continuamente la strategia studiata.

Sono moltissimi gli articoli sui pro e contro della decisione di affidare a strumenti automatici la gestione di certe parti dei profili social che si hanno in gestione.

Nella maggior parte dei casi il consiglio principale è quello di non abusarne: i post programmati o i messaggi di risposta automatici a volte sono troppo impersonali e possono percepiti come finti.

I messaggi programmati potrebbero anche essere, per un imprevisto cambiamento di contesto, anche inopportuni, o resi obsoleti dagli eventi.

Ci sono alcuni strumenti però che possono rendere la vita più facile ad un social media manager, specie se deve svolgere certi interventi in mobilità, seguendo un evento, una fiera o un convegno.

Non solo si migliorano l'efficienza delle azioni da svolgere, ma riducono anche la possibilità di commettere errori: se avete più di un account da seguire è facile confondersi e pubblicare in quello sbagliato. Ci sono molti famosi fail di questo genere.

Hootsuite, Buffer, Sproutsocial, Tweetdeck, Everypost e simili sono validi strumenti di programmazione e monitoraggio, ma esistono altri strumenti che vale la pena eventualmente affiancare a quelli, se li usate.

Il primo è IFTTT (da pronunciare come gift ma senza la g), creata nel 2010, disponibile al pubblico da settembre 2011.
Il concetto base è semplice e sempre uguale fin d’allora: si possono creare delle ricette e metterle a disposizione della comunità o mantenerle private.
Le ricette hanno sempre la stessa struttura, da cui deriva anche il nome del servizio. L’acronimo IFTTT sta per If This Then That: Se (succede) questo allora (fai) quello.

Una sequenza ben nota a chi abbia un minimo di dimestichezza con la programmazione.
Per utilizzare il servizio però, non temete, non occorre averla.

Per creare una ricetta basterà attivare i canali che si vogliono utilizzare (ce ne sono ben 220, e ne arrivano sempre di nuovi) e poi creare una ricetta selezionando semplicemente il trigger, il grilletto o condizione che farà attivare la ricetta e quale sia l’azione che deve essere portata a termine.

Struttura di una ricetta IFTTT

Struttura di una ricetta IFTTT

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Automatizzare le nostre azioni in rete: IFTTT

Rispetto ai primi tempi del lancio sono stati aggiunti altri canali, e le azioni possibili si sono arricchite, com’era naturale attendersi. Nel 2013 arriva l'app IF con cui è possibile creare ricette dal proprio dispositivo mobile.
A inizio anno è arrivata l’app DO, che permette di creare ricette e associarle ad un pulsante con cui attivarle dalla app stessa o dal centro notifiche.

Anche se sembrano avere le stesse funzionalità, le ricette create con IF si attivano automaticamente se si avvera la condizione stabilita, quelle fatte con DO si attivano invece solo quando, con la pressione del pulsante, lo ordinate voi stessi.
IF in realtà vi permette di sincronizzare portare con voi le ricette che avete creato su sito, l’app DO invece permette di creare un numero minore di ricette, ma, come abbiamo detto, di associarle ad un pulsante nel centro notifiche.
A differenza delle ricette create con IF, quelle di DO a volte però rendono evidente al vostro pubblico che state usando questo strumento.

Ci sono, in entrambi casi, molte ricette disponibili create dalla comunità.

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le ricette IFTTT della comunità

Il secondo prezioso strumento , se usate spesso l’iPad o l’iPhone per aggiornare i canali social che dovete gestire una applicazione, è Workflow, che è purtroppo disponibile solo per i dispositivi Apple.

Se con IF e Do potete automatizzare certe azioni, disponibili per i canali che IFTTT ha pubblicato sul sito, con questa app potrete invece creare delle app vostre, senza dover imparare alcun linguaggio complicato. Sì, avete letto bene.

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L'App è disponibile da fine 2014, nel 2015 ha vinto l’Apple design award 2015.

Sono più di 200 le azioni che è possibile combinare per automatizzare le azioni che volete compiere sul vostro dispositivo e che normalmente comportano più passaggi, magari con app diverse.

Se state twittando in diretta da un evento, non vorreste avere una app che velocemente scatta una foto, la migliora con la funzione autoenhance della app nativa, la ridimensiona, ci ricava la location, aggiunge da sola gli hashtag predefiniti, vi chiede il testo da aggiungere e la pubblica nel account giusto tra quelli che avete installato? Tutto facendo tap su una sola app!

Con workflow questo è possibile, perché a differenza che con IFTTT, è possibile creare delle macro (i creatori della app le chiamano workflow, giustamente) con cui legare le app che avete sul vostro iPhone o iPad.
Il risultato finale (output) di una, può diventare l’input per quella chiamata ad intervenire subito dopo.

Un’altra importante e notevole differenza è la possibile di inserire, nel vostro workflow, anche alcuni comandi interessanti.

i comandi di workflow

Potrete così fare che il workflow (la vostra app!) si fermi a chiedervi di immettere un testo da passare alla prossima app, oppure che in base a certe condizioni sia eseguita un’azione invece che un’altra (ecco il If then else, come in IFTTT) oppure che una sequenza di comandi sia ripetuta per un certo numero di volte.

Mentre in IFTTT il flusso con cui vengono eseguite le azioni è sempre lineare (una dopo l'altra, insomma) con workflow è possibile invece creare delle diramazioni basate su certe condizioni.

Immaginate per esempio di voler scattare 4 foto in sequenza, a distanza di tot secondi, e poi pubblicarle in un nuovo album su Fb.

Oppure di dover fare spazio velocemente e caricare tutte le foto su dropbox, cancellarle e svuotare il cestino, tutto in un colpo solo e senza sapere in anticipo quante siano.

Le ricette possibili sono molte e, come avrete intuito, non riguardano solo la gestione dei canali social.

La ricchezza delle azioni tra cui è possibile scegliere possono rendere più rapidi ed a prova di errore molti dei compiti che siete abituati a svolgere dal iPad o iPhone, a tutto vantaggio della vostra produttività.

schermata app workflowI workflow possono essere condivisi nella comunità di utenti, e possono essere attivati, come per IFTTT, dal centro notifiche, dalla schermata home (come se fosse una normale app) o dalle opzioni di condivisione delle app installate.

schermata workflow per attivazione macro
Che ne pensate, amici lettori? Scrivetecelo nei commenti.

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