In ogni organizzazione, piccola o grande che sia, a un certo punto possono verificarsi delle esigenze di cambiamento per i motivi più disparati. Può dover essere necessario ridisegnare l'assetto organizzativo per servire al meglio nuovi mercati oppure può rendersi opportuno introdurre nuove regole per ottimizzare i processi interni.
Qualsiasi tipo di cambiamento ha un grosso impatto sulle persone e gestire il cambiamento vuol dire guidare queste persone dallo stato attuale a quello desiderato in maniera graduale e consapevole.
L'essere umano di per sé reagisce quasi sempre con resistenza al cambiamento in quanto abituato a svolgere determinate attività nello stesso modo da molto tempo e risulta spesso molto complicato convincere le persone a cambiare il loro modo di lavorare.
Per facilitare l'introduzione e la gestione del cambiamento Strategy+Business ha stilato una lista dei 10 principi guida del change management.
I dieci principi del Change Management
1) Gestire l’aspetto umano in maniera sistematica
Non farsi trovare impreparati davanti ai problemi creati dalle persone quando il cambiamento entrerà in atto, pianificare piuttosto in maniera sistematica tutti gli step del cambiamento e prevedere in anticipo come coinvolgere i vari gruppi di persone presenti nell’organizzazione. Ognuno dovrà essere messo in grado di svolgere il lavoro secondo i nuovi piani.
2) Cominciare dall’alto
Di per sé è difficile coinvolgere il personale di un’organizzazione per farlo impegnare in un programma di cambiamento. E’ opportuno che i segnali più importanti vengano dalle figure di vertice che devono dare l’esempio fornendo motivazione e supporto e coinvolgendo anche i livelli inferiori nel percorso di cambiamento.
3) Coinvolgere tutti i livelli
Per far sì che una trasformazione sia accettata a tutti i livelli è necessario coinvolgere tutti nel processo decisionale piuttosto che calare dall’alto un nuovo approccio comportamentale a tutti i livelli sottostanti.
Il top management dovrebbe definire le linee guida strategiche e i livelli inferiori dovrebbero declinare in maniera operativa, formando e supportando tutti i dipendenti.
4) Fornire un caso pratico
Messi davanti alla necessità del cambiamento i dipendenti inizieranno a fare molte domande e inizieranno a chiedersi se ci sia effettivamente bisogno di cambiare.
In questi casi è utile comunicare con loro fornendo uno scenario pratico che spieghi l’inevitable esigenza di cambiamento, che faccia capire che l’azienda ha i mezzi per intraprenderlo con successo e che fornisca una roadmap chiara a tutti del percorso dall’as-is al to-be.
5) Creare coinvolgimento
I leader delle organizzazioni, durante le fasi di cambiamento, devono farsi portatori delle motivazioni del cambio di direzione e devono essere abili a instaurare nelle persone che dipendono da loro un grande senso di condivisione delle scelte prese dall’organizzazione sia mettendo in campo incentivi finanziari che incentivi psicologici (per esempio il senso di appartenenza).
6) Comunicare il messaggio
Spesso accade che le motivazioni del cambiamento non siano comunicate adeguatamente a tutte le persone coinvolte, a tal fine è importante predisporre appositi canali di comunicazione che facciano arrivare le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto, anche a rischio di essere ripetitivi. E’ meglio ripetere il messaggio piuttosto che sottovalutare l’importanza di comunicarlo.
7) Valutare correttamente la cultura aziendale
Uno degli errore più frequenti dei programmi di cambiamento è che viene fatta troppo tardi o addirittura per niente una diagnosi della prontezza culturale dei dipendenti.
Comprendere quali sono i valori e i comportamenti aziendali percepiti dalle persone aiuta a capire quale è il gap rispetto allo stato desiderato.
8 ) Preparare un piano di transizione verso la nuova cultura aziendale
Una volta che si ha un quadro chiaro della cultura aziendale delle persone coinvolte nel programma di cambiamento allora è possibile creare azioni mirate a comunicare e far metabolizzare i nuovi valori e comportamenti che dovranno caratterizzare l’organizzazione in futuro, anche attraverso incentivi e premi verso che recepisce al meglio le nuove indicazioni.
9) Prepararsi agli imprevisti
Quasi di norma i piani di trasformazione non vanno esattamente come pianificato inizialmente, per questo è importante che i principali promotori del cambiamento raccolgano continuamente dati e feedback in grado di fornire informazioni che aiutino ad adottare misure correttive.
10) Rivolgersi all'individuo
Per quanto questo tipo di programmi si caratterizzino per il loro carattere istituzionale va comunque ricordato che il portatori del cambiamento a ciascun livello devono sempre essere disponibile ad ascoltare e motivare il singolo individuo. Ognuno si aspetta di sapere nel dettaglio come cambierà il suo lavoro e cosa ci si aspetterà da lui in futuro, per questo è utile fornire forti incentivi, quali aumenti e promozioni a chi dimostrerà di abbracciare la causa, mentre può ritenersi necessario sanzionare o rimuovere chi osta al cambiamento.
