Il Project Management risulta essere un sistema gestionale di estrema rilevanza nell’odierno ambito aziendale poiché, nonostante i principi alla base siano rimasti sostanzialmente invariati nel corso degli anni, stiamo assistendo ad un continuo miglioramento della loro applicazione.
Ma esattamente cos’è il Project Management?
Volendo usare una definizione da “addetti ai lavori” possiamo usare le parole di Russell D. Archibald : “ è una gestione sistemica di una impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità”
Tutto chiaro?
Cercando di dare una definizione meno accademica, possiamo dire che un progetto é il processo con il quale si ottiene il risultato finale. Quindi il project management consiste nel fissare degli obiettivi e cercare di realizzarli attraverso la costruzione di un processo secondo i criteri di efficacia ed efficienza. Il processo così strutturato avrà i propri responsabili e addetti, ma soprattutto la caratteristica fondamentale di essere trasversale rispetto alle classiche funzioni aziendali (marketing, finanza, HR ecc).
Ora poniamoci alcune domande
Il primo passo verso l’efficienza di un sistema di questo tipo è quello di porsi e di rispondere ad alcune domande per controllare ed individuare se, a livello complessivo, ci siano occasioni di miglioramento:
1) I singoli progetti sono coerenti con gli obbiettivi aziendali e la relativa strategia decisa?
2) Sono stati definiti i rischi di ogni progetto predisponendo una strategia per fronteggiarli adeguatamente?
3) I progetti sono stati o saranno completati rispettando i programmi iniziali con cui sono stati approvati?
4) I progetti di tipo commerciale hanno rispettato o rispetteranno gli obiettivi di utile? Ci saranno penali?
5) La struttura di management e i sistemi di pianificazione e controllo attuale consentono di gestire efficacemente i vari progetti anche in un ottica di lungo termine?
Questa breve lista di domande non deve essere letta come l’unico e il perfetto modo di ottimizzare i processi, ma piuttosto deve essere intesa come un utile strumento di auto-analisi.
Tramite la risposta a queste domande è possibile capire dove la gestione risulti buona e dove invece sono presenti occasioni per migliorarne l’efficacia.
I problemi più comuni
Purtroppo non è facile definire una lista esatta di tutte le possibili cause di scarse performance, che cambiano da organizzazione a organizzazione, ma solitamente i problemi più comuni riguardano:
- lo svolgimento di troppi progetti in contemporanea rispetto alle risorse a disposizione
- l’errata valutazione iniziale dei tempi e costi necessari per i progetti
- una mancanza di coordinazione che porta i team a non aderire perfettamente ai piani approvati e alle scadenze prestabilite.
- la mancanza di chiarezza nella definizione dell’apporto che i singoli lavoratori devono dare al progetto
- il possibile cambiamento delle priorità del progetto che portano al generarsi di conflitti interni.
Come intervenire?
Anche qui si pone il limite già detto in precedenza, in quanto sarebbe scorretto pretendere di poter definire a priori quali sono tutti gli interventi possibili per migliorare le performance. Ciò che si può fare è definire un punto di partenza su cui basarsi per scegliere i progetti di miglioramento da mettere in pratica fornendo un esempio di massima.
In generale è quindi possibile dividere gli interventi in tre macro aree
1. La qualifica del personale
in merito a questo tipo di problematiche possono essere stabiliti programmi di sviluppo e formazione per migliorare la capacità di lavoro in team e diffondere una conoscenza più profonda dei metodi, sistemi, strumenti e politiche di project management a tutti i livelli. Inoltre è opportuno sviluppare le politiche e le procedure per la selezione e la valutazione dei project manager e i relativi bonus.
2. L’organizzazione delle responsabilità
In questo abito è importante assicurarsi che tutte le persone che occupano ruoli di responsabilità le capiscano e le accettino compiutamente. I possibili interventi all’interno di quest’area possono riguardare:
- l’istituzione di un project management office che assuma la responsabilità per l’implementazione e il miglioramento continuo dei processi
- l’istituzione in parallelo di un ufficio centrale di programmazione e controllo che fornisca un supporto integrato ai progetti, soprattutto nel caso in cui questi siano numerosi e di piccola entità
Le politiche, le procedure, i sistemi e i metodi di Project Management
Per quanto riguarda quest’area di miglioramento, un possibile intervento è quello di stabilire a livello centrale, possibilmente prima che vengano assunti impegni per un progetto, le procedure di coordinamento dei piani e i metodi d’azione delle varie funzioni aziendali rispetto ai processi.
Il Project management è un argomento molto complesso e vasto, per chi volesse approfondire l’argomento consiglio il libro Managing High-Technology Programs and Projects
