6 consigli per gestire al meglio un ufficio stampa e le media relation

Dall'ufficio stampa alle media relation: com'è cambiato lo scenario? Ecco i preziosi consigli di Andrea Schiesaro, Amministratore delegato di Black&White Comunicazione.



ufficio stampa

Fino a qualche anno fa occorrevano due imprescindibili capacità per gestire un ufficio stampa: quelle organizzative e relazionali. Oggi, nel nostro presente digitale, l’ecosistema mediatico è cambiato e così sono mutate le dinamiche nell’ambito della comunicazione, che richiede doti che vanno a sommarsi a quelle del passato: reattività e creatività.

Per rispondere all’evoluzione digitale della carta stampata, dall’intuito di Andrea Schiesaro nasce Mediainformer.it, la piattaforma online per le Digital Pr e l’ufficio stampa.

Gli interlocutori che interagiscono con gli organi di comunicazione infatti, non sono più solo le agenzie stampa, le radio, le tv, i dipartimenti aziendali e i centri media. Blogger, influencer e i nuovi giornalisti digitali rientrano a pieno titolo tra gli operatori che generano e veicolano la tua notizia, che deve fare i conti con un tempo che è quello reale, puntuale, istantaneo e uno spazio che è illimitato, libero, aperto.

gestire ufficio stampa e media relation

Qui troverai 6 utili consigli per gestire l’ufficio stampa e  le relazioni con i media. Prima di iniziare ricorda che la notizia è il tuo prodotto e i giornalisti sono i tuoi clienti!

#1 Coccola i tuoi interlocutori

Ieri l’ufficio stampa approcciava i giornalisti con i mezzi che erano disposizione per l’epoca: telefono ed email. E’ passato solo un decennio, eppure l’affermarsi di Facebook come strumento di comunicazione (prima coi gruppi e le community di giornalisti), poi delle liste tematiche su Twitter e delle conversazioni via Whatsapp hanno veramente segnato un’era nel marketing relazionale. I giornalisti, come gli influencer sono coccolati, viziati e amorevolmente accuditi.

Il rapporto tra chi gestisce un ufficio stampa e i propri interlocutori sfiora quasi la sfera intima. Ieri bastava inviare un presente in occasione del compleanno di un giornalista. Oggi, a fare la differenza, può essere un messaggio su Whatsapp alle 22.00, per congratularsi della nascita del primogenito.

#2 Scegli accuratamente i tuoi media partner

La reputazione è tutto: dimmi con chi vai e ti dirò chi sei. Questo vale nell’offline, ma soprattutto nell’online. Ecco perché è fondamentale assicurarsi che il proprio media partner goda di una buona reputazione. Come deve essere il tuo partner? Un alleato credibile, che sposi coerentemente i valori e i messaggi della tua linea editoriale.

Per selezionare i propri media partner occorre conoscere gli organi di informazione, prendendo in esame la tipologia (si tratta di una radio, di un’agenzia stampa, una televisione locale?), la copertura geografica (si tratta di stampa a tiratura locale o nazionale? Radio locale o nazionale? Stiamo parlando di televisione locale o nazionale?), il prestigio, la natura (economica, tecnica, di attualità, di costume), il taglio e il linguaggio.

#3 Aggiorna frequentemente la lista dei contatti

Come ricordi, ho elencato, tra le doti richieste per gestire un ufficio stampa ai giorni nostri: organizzazione e reattività.  Organizzare oggi una scheda contatto significa trovare immediatamente informazioni utili domani. Essere reattivi significa captare subito in rete i contatti più interessarli e agganciarli. Si tratta di applicare la cosiddetta intelligence per costruire un vero database dinamico e aggiornato dei contatti.

Non accontentarti di annotare semplicemente i nomi dei giornalisti e i loro riferimenti, ma ricorda anche di menzionare i loro interessi, le tematiche che prediligono e il loro modus scrivendi. È un’operazione utile e altamente strategica che ti consente di pianificare per tempo le collaborazioni in maniera efficace.

#4 Monitora la tua rete

Parole chiave: osservare ed ascoltare. Il territorio del web va presidiato. Non solo per capire come si sta muovendo la concorrenza rispetto a te (sapere su quali canali, attraverso quali strumenti e quali linguaggi agisce), ma anche per individuare i potenziali partner (giornalisti, influencer, brand ambassador e blogger).

Partecipa a gruppi di discussione su Linkedin e alle conversazioni di Twitter. Il confronto online è utile per farsi conoscere e conoscere i tuoi potenziali alleati. In questa modo potrai costruire delle vere e proprie mappe delle opinioni e delle posizioni e potrai facilmente individuare i trend culturali emergenti.

#5 Falli innamorare della tua storia

Ai giornalisti non interessa il tuo prodotto o il tuo servizio. Loro cercano storie “notiziabili”, che possano fare breccia nel cuore del lettore. Tu quindi devi produrre contenuti che siano di interesse per i tuoi interlocutori. Usa un approccio creativo per un comunicato stampa che deve essere ricordato. Arricchiscilo di dettagli e assicurati che il contenuto sia rilevante per l’audience del mezzo a cui vuoi destinare la news.

Sii sintetico: massimo due pagine di comunicato stampa e riduci al minimo i termini troppo specialistici e settoriali.

#6 Analizza i risultati

Un’analisi sui risultati dei media ti permette di capire cosa ha funzionato e che cosa non ha funzionato nella gestione delle media relation. Occorre prendere in considerazione parametri quantitativi, come la copertura media, quindi i comunicati stampa, gli articoli, le uscite radio e tv, i commenti dei blogger e degli influencer, ma non solo. Una valutazione sui media tiene conto anche del numero di lettori coinvolti, dello spazio dedicato alla notizia e della sua diffusione.

Per gestire  con professionalità le tue notizie e fare sogni tranquilli, punta alla qualità del servizio e affidati a Black & White Comunicazione e alla sua piattaforma multimediale Mediainformer.it.



Scritto da

Emanuela Goldoni

Nasce nel cuore dell'Emilia, a Mirandola, per intenderci, la città del filosofo Pico della Mirandola. Per metà è partenopea, ma di mediterraneo ha preso solo il senso ... continua

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