Vita da ufficio: 8 tipi di persone che non dovresti avere nel tuo team

Negli ultimi mesi abbiamo avuto a che fare con n-mila varianti di remote working. Il rischio di esserci disabituati alle classiche dinamiche che si instaurano tra colleghi e dipendenti in azienda è dietro l’angolo. Sappiamo ancora destreggiarci tra i comportamenti sociali che scandiscono la normale routine dell’ufficio? Questa potrebbe sembrare la sceneggiatura di Camera Cafè, la mitica sitcom con Luca e Paolo. Oppure una dettagliata recensione della serie TV The Office con Steve Carell, Rainn Wilson e John Krasinski. Invece davanti a noi abbiamo un vademecum che delinea i tratti caratteristici dei dipendenti tossici che potrebbe capitare di incontrare in azienda.

Non si vive di solo smart working

L’importanza di un posto di lavoro sano e piacevole, soprattutto in un periodo critico come questo, si fa sempre più impellente. Per chi continua a frequentare gli uffici, sarà importante riprendere le relazioni tra colleghi con il piede giusto. Per chi invece il piede non lo ha ancora rimesso in ufficio, perché non approfittarne per fare un bel ripassino sulle tipologie di colleghi e dipendenti che popolano l’habitat aziendale? Magari partendo da un’analisi introspettiva? Si dice sempre che “I dipendenti non scappano dalle aziende ma dai capi incapaci”. E se fossero, a volte, i dipendenti a metter paura ai propri responsabili? Si parla tanto dell’importanza di avere un direttore di reparto in gamba. Quante volte abbiamo letto e pensato che un capo, prima di tutto, debba essere un leader? Ma ci siamo mai soffermati a pensare a quali tipologie di dipendenti deve tener testa un dirigente d’azienda? In questo fantastico “gioco di ruolo”, il posto di lavoro appunto, è necessario considerare le personalità di tutti i player coinvolti. Per comprendere dove sia possibile intervenire per trasformare un’azienda nel luogo in cui tutti vorrebbero lavorare. Ecco gli 8 principali idealtipi di dipendenti tossici che mettono a rischio la salubrità di un ambiente di lavoro. Non sarà solo una semplice classificazione delle specie di homo oeconomicus. Abbiamo inserito qualche piccolo suggerimento per prevenire eventuali problemi causati da dipendenti tossici in ufficio e arginarli prima che diventino irrecuperabili.

Il Caterpillar

Siamo tutti d’accordo che per far crescere un’azienda, siano necessari collaboratori disposti a mettersi in discussione con proposte, idee, suggerimenti e valori. Ciò non significa per forza costruire un team di lavoro fatto di uomini-ruspa (o donne-ruspa) e caterpillar. Si tratta pur sempre di lavoro, non si sta giocando una partita di football americano! Questo tipo di dipendente si fa strada tra le opinioni e i pareri dei colleghi per ottenere ciò che vuole, costi quel che costi. Possono interrompere bruscamente le riunioni in ufficio e schierarsi costantemente contro. Spesso, i caterpillar alzano i toni e redarguiscono gli altri facendo uso di black humor ed espressioni ciniche nei confronti dei colleghi. Nei casi peggiori usano modi bruschi anche con il capo. È senz’altro un caso di caterpillar tra le pareti dell’ufficio, se emergono questi specifici tratti di personalità:

• Regolarmente aggressivo
• “Personalità forte” (alpha man / woman esagerati)
• Si sente sempre nel giusto
• È dilagante nelle discussioni

Se tutto ciò sembra familiare, non c’è da disperarsi, esistono alcune buone soluzioni per trovare rimedio a questo tipo di dipendente tossico. Confrontiamoci regolarmente con i dipendenti in modo che tutti sentano che le loro idee vengono ascoltate: organizzare incontri individuali settimanali per fare un check e stroncare i problemi sul nascere, è la base. In questo modo, si instaura naturalmente uno spazio d’incontro tra il caterpillar e i dipendenti oggetto di demolizione. I quali avranno modo di essere ascoltati in maniera equa ed empatica. Si potrebbe valutare l’opportunità di scambiare quattro chiacchiere con il dipendente-ruspa per aiutarlo a capire il motivo alla base del suo atteggiamento aggressivo. Molto spesso basta un piccolo gesto per far sciogliere un contorto nodo psicologico. LEGGI ANCHE: Benefit aziendali: cosa sognano i dipendenti italiani

Il Passivo-aggressivo

Il dipendente Passivo-aggressivo è colui che non dice ciò che pensa quando sarebbe meglio farlo. Invece che rendere esplicito – nei dovuti modi – il proprio dissenso, mostra indirettamente che c’è qualcosa che non va. Glielo si legge in faccia, ma non riesce ad esprimerlo a parole. Anche questo atteggiamento aumenta la tossicità dell’ambiente di lavoro. Il motivo principale è questo: immaginiamo di chiedere a un collega di svolgere un compito. Non siamo contento del risultato ottenuto, ma invece di farlo notare direttamente al collega, preferiamo seppellire gli errori sotto un sorriso di cortesia. È così che ci ritroviamo ad assegnare l’incarico ad un altro collega. La maggior parte delle volte quel collega siamo noi stessi! Risultato: il carico di lavoro non è più distribuito equamente all’interno dell’ufficio e la catena di produzione rischia di andare in cortocircuito. I tratti peculiari del dipendente passivo-aggressivo lo delineano come una persona che:

• Evita il conflitto diretto
• Ha un carattere amaro o irritante
• Fornisce giudizi ambigui
• Smette di svolgere compiti per i quali non si trova d’accordo

Il dipendente Passivo-aggressivo può essere più incline a reprimere i propri sentimenti pur di evitare di reagire. Quando si verifica una situazione di conflitto, si sente frustrato ma preferisce non dichiarare la propria posizione in merito. Come purificare una tale tossicità tra dipendenti e colleghi? Promuovendo processi di comunicazione “alta”. Incoraggiamo i dipendenti a esprimere le loro opinioni e idee, nei tempi e nei modi corretti. Offriamo ai collaboratori la possibilità di parlare regolarmente con il responsabile o con i colleghi. Durante una riunione, il capo dovrebbe sempre chiedere se c’è qualcuno che vuole intervenire chiamando in causa proprio chi ha più reticenze nel farlo. Un espediente per provare ad allentare la tensione del dipendente passivo-aggressivo potrebbe essere quello di istituire una scatola dei suggerimenti costruttivi in cui colleghi e responsabili lasciano brevi consigli o idee per alleviare la vita d’ufficio.

Il Lamentoso

In fondo lo siamo un po’ tutti. C’è sempre qualcosa che non va in questo mondo. Figuriamoci in azienda! Le cose non vengono mai fatte come dovrebbero. A volte la soluzione migliore sarebbe quella di rispondere con un: “take it easy!“, ma raramente va così. Il dipendente lamentone continua ad accumulare negatività finché questa, da piccola palla di neve, si trasforma in una valanga. E quella valanga dovrà, prima o poi, travolgere qualcosa. Spesso quel qualcosa è il team di lavoro o la già fragile armonia dell’ufficio. Le caratteristiche distintive che fanno capire quando si ha a che fare con un dipendente lamentone in azienda sono:

• Negatività à gogo
• “Povero me!” oppure “Assurdo, non c’è niente che vada bene qui!” sono le sue frasi preferite
• Non è mai entusiasta per un progetto
• È un classico sostenitore della Legge di Murphy applicata alle dinamiche da ufficio

Come trattare con chi il dipendente che si lamenta perennemente? Regola numero uno: prestiamo attenzione ai suoi reclami. Magari il più delle volte saranno commenti negativi fine a sé stessi. Altre volte, possono rivelare una lacuna, un malfunzionamento nel processo produttivo, possono seriamente risolvere una problematica reale. Regola numero due: se una persona che si lamenta ha un atteggiamento negativo su qualsiasi cosa, è meglio affrontare questo aspetto prima che evolva in maniera irrecuperabile. Ad esempio, il responsabile dovrà parlare al team o ai dipendenti sull’importanza della positività sul posto di lavoro. Su come fare squadra e partecipare a una crescita che porta un beneficio a tutte le persone che faticano in azienda. Ad esempio, si potrebbe pensare di offrire un inquadramento di lavoro più flessibile per aiutare un dipendente che, pur impegnandosi, non è soddisfatto del proprio equilibrio tra lavoro e vita privata.

Il Custode del sapere

Il desiderio di tenere al sicuro il proprio posto di lavoro può trasformarsi in qualcosa di pericoloso. I dipendenti che esasperano la necessità di proteggere il proprio ruolo in ufficio possono decidere di tenere per sé processi e conoscenze relativi al business in cui operano. Tuttavia, è dimostrato che le aziende di successo raggiungono alti livelli di crescita proprio grazie a un flusso di comunicazione aperta, condivisione di conoscenze tra colleghi e collaborazione tra dipendenti. Il dipendente “custode del sapere” non solo è dannoso per il morale di un team di professionisti, ma funge da zavorra per il successo di un’azienda. Cosa succede quando un dipendente di questo tipo lascia il suo posto di lavoro per cambiare azienda? Dove vanno a finire tutte quelle informazioni e il know-how acquisito? Questa è una bella tematica: spesso saper gratificare un professionista di alto livello è necessario per mantenere in azienda standard elevati. Ma non può tramutarsi in un ricatto. Ecco alcuni indicatori innegabili di un accumulatore di conoscenza:

• È un “anti-team” player
• Svolge processi indipendenti
• Cerca continuamente di catalizzare l’attenzione su di sé
• Soffre apertamente di insicurezza sul posto di lavoro

Un ambiente di lavoro non può funzionare quando almeno una persona capitalizza conoscenze e informazioni e non è disposto a condividerle con il resto del team per far crescere il gruppo. È possibile sbloccare questa situazione nociva in ufficio, creando una base di conoscenza comune e chiedendo a tutti i dipendenti di condividere i documenti con il dipartimento o il gruppo in cui lavorano. Un altro modo per scoraggiare l’abitudine a non condividere la conoscenza è quello di ricompensare i dipendenti che si mostrano più propensi a scambiare informazioni e pareri con i colleghi. Come, ad esempio, lodare apertamente i dipendenti che aiutano a formare i nuovi assunti. LEGGI ANCHE: Perché un ambiente di lavoro basato sulla fiducia migliora il processo decisionale

L’Orgoglioso

Un dipendente orgoglioso è facile da individuare. È molto simile al caterpillar, ha “sempre ragione”, anche se lo manifesta in modi meno irruenti. È un collaboratore che pensa di sapere sempre tutto. Ma se sbaglia una valutazione, un parere o una previsione, difficilmente lo ammetterà. Per favorire un habitat in cui le persone possano trascorrere fino a 8 ore in maniera pacifica e costruttiva, il consiglio è quello di circondarsi di dipendenti intellettualmente affamati, umili ed emotivamente intelligenti. Esattamente come descritto nel saggio di Daniel Goleman, Intelligenza Emotiva. Tuttavia non sempre è possibile creare ambienti di lavoro composti esclusivamente da questo tipo di personalità. Ecco alcuni campanelli d’allarme che segnalano la presenza di un dipendente orgoglioso nel team:

• È lento a chiedere scusa
• Ma veloce a vantarsi
• È sempre nel giusto
• Non risponde alle critiche in maniera costruttiva

In questo caso, uno dei modi migliori per disinnescare l’effetto nocivo di un dipendente orgoglioso, è quello di fare il possibile per dare l’esempio in ufficio. Un responsabile dovrà comportarsi in prima persona da leader. Ciò significa dare il buon esempio: lavorare senza essere convinti di saper fare qualsiasi cosa. D’altronde nella vita, c’è sempre da imparare ogni giorno.

Il Gossipparo

Nel 99,9% dei casi, i dipendenti amano parlare tra loro di lavoro e di ciò che accade all’interno delle pareti dell’ufficio. Questo vuol dire che non si discute solo di pratiche, progetti, contratti e trattative. Molto probabilmente stanno parlano delle loro vite personali. O di quelle di altri colleghi, dello stato dell’azienda o persino del capo. Il pettegolezzo è spesso una dinamica inevitabile del posto di lavoro. Alla gente piace distrarsi e distendere il clima in questo modo. Talvolta quei discorsi sul niente possono tramutare la vita personale di un dipendente in quella di una rockstar, un VIP del Grande Fratello o quella del peggior criminale in fuga da Alcatraz. Solo per ipotesi o fatti tramandati “per sentito dire”. I pettegolezzi possono provocare risentimento, mettere in piazza vicende personali e causare frustrazione tra dipendenti. Ecco i principali lineamenti di un dipendente gossipparo:

• L’argomento che preferisce sono gli altri
• Adora bisbigliare
• Sembra a disagio con certe persone
• Ha un carattere opportunista

Impedire che i pettegolezzi scorrano tra le pareti di un ufficio è biologicamente impossibile: è scientificamente provato. Tuttavia è possibile assumere un atteggiamento che dia il buon esempio, decidendo di non alimentare chiacchiere futili e argomenti privati infondati. Come dipendenti (ma anche come responsabili d’ufficio) è meglio essere il più trasparenti possibile quando si tratta di lavoro. Così da non dare adito a chiacchiericcio inconsistente e battere il collega gossipparo sul tempo. Un altro buon sistema per promuovere la trasparenza sul luogo di lavoro è quello di istituire e aggiornare frequentemente una Intranet aziendale o una newsletter che informa i dipendenti sulle novità in azienda e invita a partecipare alle discussioni.

L’ Underperformer

Sappiamo che le prestazioni di un dipendente oscillano nel corso dell’anno in base alla sua motivazione, al suo umore e alle condizioni di lavoro intorno a lui. Ma se nel team è presente un underperformer, c’è chiaramente un dipendente tossico da gestire. Chi è il tipico dipendente underperformer? Ecco i suoi tratti caratteristici:

• Totalmente apatico in ciò che fa
• Manca puntualmente i suoi obiettivi
• Ha bisogno di farsi guidare dai colleghi nelle attività
• Trova sempre scuse alle sue mancanze

Che cosa comporta tutto questo? Che gli altri dipendenti dovranno raddoppiare il loro impegno per concludere ciò che non riuscirà a fare l’underperformer. I suoi colleghi, a lungo andare, non saranno felici di sopportare questa condizione. Per non parlare del fatto che un’azienda non potrà controllare il malumore generale a lungo termine. Come riuscire ad ottenere un degno rendimento da un dipendente underperfomer? Sarà necessario prendersi un momento per capire il perché questi collaboratori non sono all’altezza delle aspettative dell’azienda. Inserirli in un piano di miglioramento delle prestazioni potrebbe essere risolutivo per incoraggiare una migliore etica del lavoro e il rispetto degli impegni presi nei confronti dell’azienda e dei colleghi.

Il Martire

Avere un dipendente martire nel team potrebbe sembrare un vantaggio: dicono sì a qualsiasi progetto senza badare a scadenze stringenti, budget impossibili o se esiste un collega che sappia fare meglio il compito assegnato. Il sacrificio è una loro prerogativa. La santità la loro massima aspirazione. Ma proviamo a osservare le cose più da vicino. Il martire, potrebbe impedire agli altri colleghi di apprendere nuove abilità e conoscenze perché sono sempre pronti ad “accaparrarsi” tutte le opportunità rifiutandosi di delegare. I martiri, si presentano in ufficio anche se sono malati (rischiando di infettare altri colleghi). Sono iper-competitivi e si sentono in dovere di controllare ciò che fanno gli altri. Demotivano i colleghi che percepiscono una feroce competizione con loro. La loro arma preferita è quella di accettare qualsiasi incarico anche se ciò significa lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Qual è l’antidoto che salvaguarda l’azienda da una potenziale tossicità provocata da un dipendente martire? Essere consapevoli dei carichi di lavoro e dei compiti assegnati a tutti i membri del team è il primo passo. Assicurarsi che i progetti siano distribuiti equamente tra colleghi è lo status ottimale da raggiungere. È bene parlare in maniera diretta al martire, spiegargli perché non può ottenere tutti gli incarichi che desidera. Valutare l’idea di dare a questa persona uno o due progetti speciali potrebbe soddisfare la sua caratteristica di naturale predisposizione al sacrificio, senza interrompere un corretto flusso di lavoro. Potrebbe essere utile incoraggiare il martire a demandare le sue attività, istruirlo su come adottare buone pratiche di delega. Parlare con lui dell’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, insistere affinché utilizzi le ferie che gli spettano. È necessari che il dipendente-martire si disconnetta seriamente dal lavoro quando è lontano dall’ufficio: niente email sulla posta privata, nessuna chiamata di lavoro sul telefono personale. A meno che non si tratti di un intervento chirurgico a cuore aperto, tutto può essere rinviato. LEGGI ANCHE: Employee Retention: la vera ricchezza delle aziende 2.0 sono i loro dipendenti

Esiste davvero un ufficio senza dipendenti tossici?

Meglio prendere questo articolo con le pinze: tutti noi abbiamo un lato lamentone, caterpillar o gossipparo. Chi di noi non è orgoglioso, soprattutto sul posto di lavoro? È raro imbattersi in uno degli estremi che corrisponde al 100% a quanto appena descritto. Sono casi estremi. Sarà davvero difficile recuperare un dipendente tossico, così “emotivamente compromesso” e convertirlo alla produttività. Le principali conseguenze che causa un dipendente tossico, sono perdita di produttività complessiva del team, elevato turnover in azienda, emorragia di clienti e accuse di discriminazione o molestie sul posto di lavoro. Può sembrare facile etichettare comportamenti distruttivi, l’importante è non cadere nella trappola di pensare che sia tutta colpa dei dipendenti. La maggior parte di loro desidera andare d’accordo con i propri colleghi e contribuire attivamente alla crescita dell’azienda. Situazioni molto più comuni derivate dalla tossicità sistemica del posto di lavoro, hanno origine quando un leader (o un responsabile aziendale) permette che un cattivo comportamento si radichi all’interno dell’habitat di lavoro. In questi casi, i team cadono in una sorta di circolo vizioso, quello che gli esperti chiamano negative feedback loop. Dipendenti abituati a una bassa produttività e sentimenti aspri nei confronti dei loro colleghi. Chi ricopre posizioni dirigenziali o di leader, ha la missione di agire rapidamente e con decisione per prevenire questa degenerazione: far sapere ai dipendenti del team che sono tutti indistintamente responsabili della crescita dell’azienda.