4 punti chiave irrinunciabili per ospitare eventi sui social

• Gli strumenti digitali hanno fornito finora un’importante alternativa agli eventi fisici.
• Va considerato che il tone of voice e le finalità di un evento da ospitare sui social sono molto diversi da quelli di un evento tradizionale.
• Una strategia promozionale ben strutturata e omnicanale è fondamentale ai fini di una buona riuscita di un evento digitale.

  Il settore degli eventi è fra quelli che ha sofferto maggiormente durante il periodo di emergenza da Covid-19: negli ultimi mesi sono stati annullati tutti gli eventi che prevedevano riunioni di persone. Dai concerti alle fiere, passando per quelli sportivi e di business. Da marzo, infatti, tutto il comparto legato al vasto mondo dell’intrattenimento live ha subito una brusca frenata in Italia. Anche da un punto di vista marketing gli eventi rappresentano per i brand un efficace metodo di comunicazione con i consumatori e gli stakeholder, permettendo un contatto diretto con quest’ultimi (più di qualsiasi altro strumento). Questo genere di eventi può avere, ad esempio, carattere commerciale, come il lancio di un prodotto, relazionale, un aperitivo per celebrare un risultato raggiunto, o professionale, un meeting per presentare una nuova strategia. Gli strumenti digitali hanno fornito finora, e nella maggior parte dei casi citati, un’importante alternativa agli eventi fisici: infatti negli ultimi mesi si è assistito a un non trascurabile utilizzo di social network e di software per l’organizzazione di eventi digitali. Le community hanno dato vita ad “assembramenti digitali”. Questa possibilità ha concesso ad artisti, intrattenitori e brand di rimanere in contatto con il proprio pubblico che ha partecipato a concerti, conferenze, seminari e spettacoli, comodamente dal divano di casa.

Gli eventi sui social media

Proprio come accade nel reparto marketing di un’azienda quando ci si appresta ad organizzare un evento tradizionale, è importante avere le idee chiare e conoscere bene gli strumenti che si hanno a disposizione prima di ospitarne uno sui propri canali. Per la maggior parte degli operatori del settore si tratta di un lavoro nuovo: finora i social media hanno rappresentato, nel settore eventi, una leva promozionale e una parte (seppur importante) della customer journey. Negli ultimi 3 mesi si sono trasformati nel palcoscenico: il ponte di congiunzione fra l’evento e il rispettivo pubblico. Le piattaforme social hanno messo a disposizione diversi upgrade per venire incontro a questa esigenza degli organizzatori di eventi, offrendo servizi e strumenti sempre più in linea con questo nuovo trend: lo scopo è la creazione di engagement e di interattività con chi decide di collegarsi. L’importante è non sottovalutare questo genere di attività, all’apparenza più semplice rispetto all’organizzazione di un evento fisico: per tale motivo sono stati considerati pochi punti chiave da non tralasciare durante l’organizzazione di un evento digitale.

Come organizzare un evento sui social

1. Il tema dell’evento e il tone of voice

Domanda numero uno: un evento pensato per una platea tradizionale può avere la stessa efficacia anche in formato digitale? In un articolo dedicato al tema, il team Marketing di Google sostiene che il poter realizzare un evento digitale non vuol dire che va necessariamente organizzato. Va considerato che il tone of voice e le finalità di un evento da ospitare sui social sono molto diversi da quelli di un evento tradizionale: è importante capire se l’argomento scelto è in linea con il proprio pubblico, ha appeal (anche da un punto di vista digitale) e se è un tema che si può trattare di fronte ad una platea potenzialmente molto ampia e fisicamente distante. LEGGI ANCHE: Come essere efficiente nell’era delle Stories e di TikTok se sei un Social Media Manager

2. Il piano organizzativo

Qual è la finalità dell’evento? Quanto durerà il live? Chi sono gli ospiti? Come e quando interverranno? C’è materiale grafico o video a supporto da condividere con il pubblico? Queste sono solo alcune delle importanti domande a cui dovrebbe rispondere il piano organizzativo dell’evento live. Inoltre è corretto che tutto il team di lavoro sia coinvolto nella redazione di questo piano, e che siano presenti tutte le figure professionali al fine di fronteggiare al meglio gli eventuali imprevisti della diretta. Capitolo a parte meriterebbe la scelta della piattaforma social su cui ospitare il proprio evento. A seconda delle esigenze, della tipologia di target e del topic dell’evento si può decidere di andare in diretta su un determinato social network. La scelta è ampia e dovrebbe ricadere sulla piattaforma social dove si ha il maggior seguito o dove si ritiene sia concentrato il target di riferimento. All’interno del piano organizzativo dovrebbe essere presente un paragrafo dedicato agli imprevisti della diretta che, se da un lato può regalare emozioni indescrivibili, dall’altro nasconde mille insidie. Si consiglia di preventivare, 1 o 2 giorni prima del go live, una giornata dedicata alle prove generali per testare con la massima calma il corretto svolgimento di tutte le fasi dell’evento in programma. Ad esempio è importante tenere sotto controllo la qualità della connessione Internet, la qualità del suono e la luminosità della location scelta per la diretta. È importante rivedere un’ultima volta la scaletta e calcolarne i tempi di discussione. Sarebbe ancora più utile farlo con tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione e con un focus group, composto da alcune persone fidate o del settore eventi, al fine di effettuare il definitivo “fine tuning”.

3. La promozione degli eventi sui social (e non solo)

Una strategia promozionale ben congegnata, omnicanale e strutturata è fondamentale ai fini di una buona riuscita di un evento digitale. Le informazioni che devono arrivare chiaramente al target sono la durata, il luogo dove si svolgerà la diretta, il nome degli ospiti, lo scopo e le istruzioni con cui iscriversi e partecipare. Ecco alcuni consigli per una corretta strategia promozionale: • Promuovere l’evento per almeno 3 o 4 settimane. • Dedicare all’evento una pagina web contenente una breve descrizione e un form di registrazione molto chiaro. • Comunicare sui propri canali social i messaggi più significativi (nome dei partecipanti, orari, modalità di registrazione, come partecipare). • Inviare una mail come reminder alcuni giorni prima. • Coinvolgere nella promozione diretta dei brand ambassador. LEGGI ANCHE: 10 competenze che un Social Media Manager dovrebbe assolutamente avere

4. Il grande giorno e il follow up

È il grande giorno: è il momento di raccogliere i frutti di tanto lavoro da parte di tutti gli operatori che hanno partecipato al corretto svolgimento di questo evento digitale. È giusto ribadire che lo svolgimento, il tone of voice, gli orari e il coinvolgimento del pubblico di un evento da ospitare sui social network sono molto diversi rispetto a quelli di un evento tradizionale. Mantenere alta la concentrazione degli spettatori, con un ritmo più veloce e con tecniche di engagement diventa prioritario nel mondo digitale: rispondere ai commenti e interagire con le persone che pongono domande durante l’evento è sempre una buona idea. Una volta finito l’evento bisogna focalizzarsi sul follow-up con il proprio team: ripercorrendo le tappe della giornata verranno in mente momenti interessanti e vincenti, assolutamente da riproporre. Altri invece verranno cancellati dalle prossime scalette. Il follow-up è uno dei momenti chiave per realizzare eventi digitali professionali e sempre più in linea con le preferenze del proprio target. Soprattutto se si ha intenzione di preparare la seconda edizione dell’evento, o un nuovo format, bisogna prendere del tempo per condividere con il proprio team i punti di forza e i punti deboli dell’opera appena terminata. Chiedere un parere a tutti coloro che hanno partecipato attraverso email, per valutare la customer satisfaction, può rivelarsi molto utile.