Il sogno di Amazon è quello di permettere ai suoi dipendenti di lavorare 30 ore la settimana, con orari flessibili per avere la possibilità di più tempo libero a disposizione da dedicare a hobby e famiglia, con conseguente aumento di produttività e di felicità. Come potrebbe diventare possibile? Per esempio attraverso l’utilizzo di tool indispensabili, strumenti in grado di creare team di lavoro e grazie a tool in grado di valorizzare le informazioni condivise anche a distanza, o attraverso la possibilità di programmare contenuti e post con largo anticipo e all'interno di un calendario personalizzato.
Gli strumenti a disposizione sono davvero tantissimi, ma alcuni, davvero indispensabili, potrebbero aiutarti a vivere, nel tuo piccolo, il sogno Amazon.
Brainstorming da remoto? I tool indispensabili per la condivisione
Per essere un vero team non è più necessario condividere lo stesso ufficio, basta condividere il proprio spazio virtuale.
Per fare ciò il web mette a disposizione app gratuite o parzialmente a pagamento in grado di condividere progetti, informazioni o permettere il reclutamento di un nuovo membro del team.
Iniziando dai tool in grado di stabilire e condividere i progetti di lavoro possiamo parlare di Podio e Trello.
Il primo strumento, Podio, dà la possibilità al team che lo vuole utilizzare di aprire una sezione per ogni progetto in essere, controllandone avanzamento e condividendone i contenuti, dando allo stesso una data di fine ed una priorità di esecuzione.
I vantaggi sono la possibilità di personalizzare le funzionalità del tool in base al progetto che stai portando avanti, dando, ad esempio, più rilevanza alla data di fine che al budget dedicato; o ancora, funzionando come una chat in tempo reale, l’opportunità di tracciare le diverse conversazioni, interventi o modifiche ad opera di un membro del team ed integrare tutta la corrispondenza con gli altri strumenti di condivisione file e con il proprio calendario.
Con Trello, invece, ogni progetto ha la sua bacheca nella quale vengono raccolte le diverse schede inerenti l’andamento e l’aggiornamento del progetto stesso, mentre il titolare della bacheca può visualizzare tutte le schede e i progetti e ricevere in tempo reale gli aggiornamenti grazie alla sincronizzazione con mail e alert.
Insomma real time e su invito sono le sue caratteristiche base.
Se poi volessi sapere anche quanto tempo spendi su ogni progetto e compito a cui ti dedichi esiste Timining, il tool adatto a misurare e gestire il tuo tempo durante la giornata.
Se invece ti interessa condividere le idee tra il tuo team, anche da remoto, allora Mural e Slack fanno per te.
I due tool si assomigliano, entrambi infatti danno la possibilità ai gruppi di lavoro di condividere in tempo reale idee, informazioni ed aggiornamenti come una chat di gruppo.
In particolare, Slack, grazie al sistema degli hashtag ti permettere di dividere tra loro gli argomenti, e di conseguenza le chat, per argomento, in modo da archiviare intere discussioni e diminuire al minimo gli scambi di mail.
Infine, se ti accorgi che ti manca un membro all’interno del team, puoi sempre rivolgerti ad Upwork, un portale per freelance in cui non ti resterà che scegliere il professionista più adatto alle tue esigenze, sfogliando curriculum ed esperienze degli iscritti, con la possibilità di intervistarli direttamente grazie ad una chat integrata.
Dal piano editoriale alla pubblicazione, i tool indispensabili per la pianificazione dei contenuti
Zapier, Buffer, Hoosuite, Dlvr e Storify: questi i tool indispensabili che vi permetteranno di programmare e pubblicare sugli owned media aziendali come dei veri Content e Social Media Manager.
Nello specifico, Zapier, funziona con i cosiddetti Zap, ossia collegamenti. Uno Zap è un singolo collegamento, mentre un Trigger è l’elemento condiviso sia sul sito che sul social o su sistemi di mailing promozionali.
Hootsuite e Buffer si somigliano, anche se il primo permette, oltre che la programmazione e la pubblicazione di un medesimo contenuto su diversi social media, la possibilità di gestire i contenuti in team formati da membri con diversi compiti, rendendo la gestione dei flussi di lavoro più semplici, organizzati per obiettivi e analizzati tramite analytics disponibili.
Infine, Hoosuite, ti suggerisce anche, grazie alla profilazione dettagliata della tua azienda, nuovi trend e contenuti da pubblicare.
Buffer, invece, ti permette di programmare e pubblicare i tuoi post sui diversi canali social a disposizione ed attivati dalla tua azienda (Facebook, Twitter, Linkedin, G+, Pinterest ed Instagram), mentre solo se si opta per la versione a pagamento si possono collegare più account e creare i gruppi di lavoro.
Anche qui i contenuti suggeriti e i dati di engagement in tempo reale possono essere considerati tra i suoi punti di forza più rilevanti.
Anche con il tool Dlvr.it siamo nel campo della pubblicazione dei contenuti in massa a partire dal proprio sito o blog che, collegato con gli altri social network come Facebook e Twitter, darà la possibilità alla app di riconoscere gli aggiornamenti e condividerli, il tutto monitorato da statistiche e andamenti.
Ultimo e leggermente diverso è Storify: qui, infatti, la funzione è sempre quella di condividere o ricondividere contenuti di altri, ma per creare una propria storia aziendale narrativa, integrata da note e commenti. Per Storify si intende la storia vera e propria creata attraverso post e contenuti trovati sul web tramite hashtag o parole chiave.
Una volta che la storia è conclusa è la volta di condividerla.
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Risparmia tempo con tool indispensabili per accorciare URL e comandi da tastiera
Ottimizzare il tempo per chi digita e per chi legge, ecco perchè si chiamano scorciatoie ed abbreviazioni.
Nel primo caso parliamo di combinazioni di tasti utili per chi scrive e nel secondo di URL corti e chiari per chi legge.
Sia Mac che Windows hanno elaborato tool intelligenti in grado di riconoscere i movimenti frequenti e combinazioni di tasti per facilitare il lavoro di chi i contenuti deve produrli prima di condividerli.
Nel campo Mac le tastiere sono state progettate per permettere all’utente di prendere delle scorciatoie di funzioni applicando combinazioni di tasti o utilizzando dei tasti speciali.
Windows, invece, ha creato KeyRocket Work, un sistema intelligente in grado di registrare quali comandi svolgi e selezioni più frequentemente e trasformarli in tasti di scelta rapida; nessun problema se non te li ricordi subito, il tool ti ricorderà la combinazione finché non l’avrai imparata.
Per quanto riguarda la personalizzazione degli URL abbiamo Bitly, che permette all’utente, una volta creato un account dedicato, di creare URL brevi e personalizzati con il vantaggio di poterli tracciare creando anche delle statistiche ad hoc.
Facilitare e velocizzare il lavoro? I tool indispensabili ci sono, non ci resta che imparare ad usarli per avere a disposizione tutto il tempo libero che ci spetta.
