Ciò che conta nel business è riuscire ad ottimizzare e monetizzare le risorse. La più preziosa di tutte è sicuramente il tempo: in quest'ottica il mantra per gli imprenditori è il tempo è denaro.
Riuscire ad aumentare la propria produttività sul lavoro è quindi un'esigenza fondamentale e da sempre l'uomo d'affari è alla ricerca della formula ideale per rendere al meglio. Saper organizzare il proprio tempo è di vitale importanza soprattutto per i freelance, che nella loro autonomia e lavorando spesso da casa hanno molti problemi in più da gestire.
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Paula Rizzo ha analizzato quattro delle principali regole auree sulla produttività, scoprendo che in realtà non sono così efficaci come sembrano. Vediamo insieme come sfatare e risolvere questi falsi miti.
1. Non controllare mai le mail come prima cosa al mattino
Vi sarà senz'altro capitato di aprire la vostra inbox appena arrivati al lavoro: scoperchiare il vaso di Pandora vi sarà sembrato meno problematico. Sicuramente al quarto d'ora messo in conto per evadere la corrispondenza se ne saranno aggiunti almeno un altro paio.
La soluzione al problema è quella di leggere subito le mail, ma non rispondere fino a quando non ci vorrà meno di un minuto per evadere la richiesta.
Si potranno così scremare i messaggi rispondendo subito con sì o no a quelli che prevedono una simile risposta, inoltrando a qualche collega quelli che non sono di nostra competenza specifica e segnando come non letti quelli che richiedono una risposta complessa. Potete poi inserire la posta inevasa nella vostra to-do list in base alla priorità e gestirla nel corso della giornata tra le varie attività.
2. Svolgi per prima l'attività più dura
Affrontare come primo task giornaliero l'attività più complessa della giornata può sembrare un'ottima strategia: rigenerati dal sonno, dalla colazione e dal primo caffè siamo sicuramente più performanti e, superato il primo ostacolo, il resto della giornata sarà in discesa.
Ma se il compito si rivela più ostico del previsto può scombussolare la nostra organizzazione, farci perdere tempo e dare un duro colpo al morale, rendendoci il resto del lavoro più difficile da affrontare.
La soluzione può essere iniziare la giornata con un paio di compiti più semplici, così da attivare una problem solving mode che ci permetta di arrivare rodati all'attività scoglio. Un altro trucco che può agevolare il task è di scomporlo in attività più piccole e semplici da affrontare.
3. Crea una to-do list
Un'idea universalmente ritenuta valida è quella di creare la classica to-do list per organizzare tutti i compiti da svolgere nella giornata. Ma il rischio è che il listone possa creare poi confusione in quanto racchiuderà elementi eterogenei e incoerenti tra loro.
La soluzione al problema è quella di analizzare la lista dopo averla compilata e riorganizzarla suddividendola in liste ulteriori con differenti etichette: da fare al lavoro, da fare a casa, progetti da esaminare.
Sarà così più semplice avere una visione globale dei compiti da portare a termine e sarà più semplice allocare le risorse attentive e temporali.
4. Stop al multitasking
Passato il periodo in cui essere multitasking era un must dei businessman, ci si è resi conto che fare più cose contemporaneamente può inficiare la buona riuscita di tutti i compiti. Da quel momento questa caratteristica è stata bandita dalla top ten di quelle apprezzabili in un lavoratore.
In realtà si possono svolgere con profitto più attività contemporaneamente, la soluzione consiste nel sovrapporre attività che non richiedano l'utilizzo delle stesse risorse intellettive. Se ad esempio sarà difficile rispondere alle mail e palare al telefono contemporaneamente, sarà di sicuro più facile leggere questo articolo e condividerlo mentre ci si allena con gli attrezzi cardio in palestra.
Il consiglio finale che Paula ci lascia è quello di non fidarci troppo delle regole universali che si tramandano dall'origine della vita in ufficio: non sempre ciò che è valido per tutti o per la maggior parte è applicabile anche a noi, spesso essere differenti è un vantaggio e l'importante è esserne consapevoli.
