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Negli articoli precedenti - Facebook e la felicità: time management nell’era dei social media e Social media time management, ovvero come ridare un senso al nostro tempo - abbiamo analizzato l'influenza dei social media sulla gestione e la qualità del nostro tempo, sia personale sia lavorativo. Oggi vi proponiamo nove mosse da seguire per ripristinare l’equilibrio mentale sul luogo di lavoro... E qualcosa di più! ;)
Input mentali
Magari anche adesso, mentre state leggendo, avete un altro paio di altre schede aperte sul browser, qualche social media che richiede la vostra attenzione sul cellulare, la TV in sottofondo e, a pensarci bene, se volete mangiare stasera dovete prima uscire per passare al supermercato.
Per lavorare come si deve c’è bisogno di concentrazione, ed è praticamente impossibile mettere a fuoco qualcosa quando si hanno tutte queste distrazioni che turbinano attorno al nostro cervello... Vediamo allora alcune pratiche per limitare gli input mentali e creare maggior attenzione!
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1. Create uno “spazio mentale” adeguato
Appena vi sedete a fare qualche tipo di lavoro, ecco che subito vi assalgono frammenti di idee rimasti in attesa, attività varie e cose da fare che richiedono la vostra immediata attenzione... Lasciatele fuori dalla vostra mente!
Prendete nota di tutto ciò che sta prendendo anche solo un pezzettino della vostra attenzione su carta: commissioni, generi alimentari, e-mail a cui dovete rispondere, relazioni da stendere... Dalla bozza del disegno del nuovo sito all'abito che desiderate tanto. Espelleteli dalla vostra testa.
Sciocchezze? In questo modo, ancor prima di iniziare a lavorare, avrete creato i presupposti per far respirare la vostra mente, consentendone la piena concentrazione.
2. Siate “monotasking”
Siamo nell’era del multitasking, siamo nell’era dei mille stimoli, dell’essere sempre attivi, sempre collegati ai social media e non solo... E se i nostri cervelli non fossero stati progettati per il multitasking?
Multitask: il cervello letteralmente comincia a ricablare se stesso in funzione dei molteplici stimoli che affronta, portando inversamente la soglia dell’attenzione a livelli sempre più bassi.
Morale della favola? Non scindete la vostra personalità in mille parti perché fa figo dire: “Guarda quanto sono multitasking!”, piuttosto provate a dire a voi stessi “Adesso concentriamoci su un compito alla volta” :)
Suvvia, ammettetelo! Anche adesso le vostre dita saltano agilmente da un pulsante all’altro, oppure scivolano sullo schermo touch, pronte a farvi passare ad un'altra applicazione, a controllare la posta elettronica o a vedere che foto ti hanno messo gli amici su Facebook o qualche altro social media. Una soluzione? La Tecnica del Pomodoro!
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No, non vi stiamo prendendo in giro! la Tecnica del Pomodoro è un metodo di time management inventato dall’italiano Francesco Cirillo, consistente nell’impostare un timer per un intervallo di 20, 25 o 30 minuti osservando una sola, semplice regola: in questo tempo si fa una cosa e una cosa soltanto.
Per i più audaci esiste un’applicazione gratuita da scaricare su FocusBooster per provare in prima persona.
3. Rompete la barriera dell’attenzione
Si possono avere differenti esperienze personali, ma in media ci vogliono circa 15-20 minuti per arrivare a focalizzarsi intensamente su un compito. E’ un po’ come avviare una specie di routine di warm-up necessaria prima di giungere all’apice della concentrazione.
Alle volte ci vogliono 20 minuti, in altri momenti forse di più, ma quando si supera questa barriera dell’attenzione, questo limite invisibile oltre al quale nient’altro aleggia intorno al nostro cervello oltre a ciò che stiamo facendo... è un momento davvero magico.
4. Gestite gli input digitali
Con tutti i nostri portatili, tablet, cellulari e quant’altro, distrarsi è un attimo. "Controllo un secondo Facebook!". "Sto solo andando a vedere se qualcuno mi ha scritto su Twitter!". Oppure tac! "C'è una nuova e-mail... Mi sa che mi conviene controllare".
Abbiamo dato il controllo del nostro tempo e della nostra attenzione ad applicazioni, e-mail, social media e piccoli numeri bianchi in bolle rosse. Abbiamo praticamente addestrato noi stessi a rispondere automaticamente agli stimoli (ad es. una notifica) controllandone subito la fonte, proprio come i cani di Pavlov nei suoi classici esperimenti di condizionamento.
Beh, se vogliamo fare un lavoro significativo, non possiamo certo essere schiavi delle notifiche, perciò...
5. Disattivate le notifiche
Quasi ogni app, mobile e non, ha un qualche tipo di sistema di notifica: una cifra che ti mostra quante e-mail mancano da leggere, un sonoro “ding!” (qualche social media lo fa con i messaggi) o un pop-up di qualche tipo.
Ogni notifica che riceviamo mentre tentiamo di mettere a fuoco qualcosa è come mettere qualcuno con un dito accusatorio puntato costantemente sulla nostra mente. Spegnete o disattivate le notifiche per quanto è possibile, almeno per il periodo di tempo necessario per concentrarsi su un determinato compito: può rivelarsi davvero un balsamo per la concentrazione.
6. Spegnete il WiFi
Un altro modo di affrontare le distrazioni digitali e i loro input è affrontare il problema alla fonte: la connessione a internet. Disattivare il WiFi quando si lavora ad una nuova strategia di marketing è semplice ed efficace.
Magari, utilizzando la nostra mitica tecnica del Pomodoro, potremmo darci cinque minuti tra il completamento delle attività per controllare la posta elettronica, se ce n’è proprio bisogno.
7. Rattoppate i “buchi neri”
I social media sono come un buco nero per l’attenzione: ieri sera un attimo prima eri su Twitter, poi subito dopo ti sei accorto che erano le 03:15 e stavi leggendo su Wikipedia di Genghis Khan. Ok, strategie di digital marketing, ma ricordiamocelo... Senza focalizzarsi su un singolo obiettivo alla volta si rischia davvero di perdere un sacco di tempo! ;)
Qualche soluzione? Ci sono applicazioni (come ColdTurkey per Windows o SelfControl per Mac) che possono darci una mano per bloccare l'accesso a determinati siti web, server di posta elettronica o altri programmi per un determinato periodo di tempo.
Oppure possiamo semplicemente ripulire i cookies del browser impedendo che certi siti ricordino la password, obbligandoci a reinserirla ogni volta: un piccolo trucco che può dimostrarsi molto efficace.
8. Gestite gli input analogici
Al di fuori degli input metallici e digitali, c’è sempre il mondo fisico da affrontare. Quindi, come si fa a limitare le distrazioni analogiche? :)
Le suonerie da cellulare possono costituire un vero e proprio fastidio, così come il bzzzzzz bzzzzzz della modalità vibrazione.
La modalità aereo potrebbe effettivamente rappresentare una soluzione, magari impostando la vostra segreteria con un messaggio di richiamata entro 90 minuti, permettendovi così di avere un intervallo di un’ora e mezza per focalizzarvi sul vostro lavoro.
9. Impedite l’inquinamento visivo
Avete un sacco di confusione sulla vostra scrivania? Questo tipo di "inquinamento visivo" svolge un interessante freno inibitorio alla vostra mente. Può creare l’idea di comfort, può creare l’idea del "guarda quanto sono occupato" al tuo capo, ma diciamocelo, in realtà è soltanto una distrazione.
Il nostro cervello incamera molto più di quanto facciamo coscientemente, più cose ha da gestire e più è difficile mantenere viva l'attenzione. Perciò guardiamo a tutto ciò che consideriamo un "extra" sulla nostra zona di lavoro come ad una perdita di tempo: cerchiamo di avere a portata di mano solo gli elementi strettamente necessari alla realizzazione del nostro attuale compito (la maggior parte delle volte una cartella, un portatile e le nostre idee).
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9+1. Attenzione alle interruzioni umane!
Ebbene sì, aggiungiamo un’ultima regola sulla scia di quanto detto, un po’ una regola generale che è tra le righe delle nove precedenti, un po’ come il binario nove e tre quarti di Harry Potter.
In generale, ci possono volere fino a 23 minuti per riprendere la concentrazione dopo essere stati interrotti!
Se ci pensate la maggior parte dei suddetti punti s’incrociano nello stesso punto, ovvero con il nostro essere oggi immersi in un “mondo dei social media”: multitasking, notifiche, input digitali ed analogici, wifi... Sono tutti mezzi di comunicazione che amplificano la portata del raggio d’azione di datori di lavoro, clienti, colleghi, familiari, amici, conoscenti e importuni che ci mettono alle strette, costringendoci appunto a cercare nuove vie per ritrovare i nostri spazi e il tempo che ci spetta per fare quello che abbiamo fatto finora: vivere e lavorare al meglio delle nostre possibilità.
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Talvolta potrebbe rendersi addirittura necessario un segnale sulla porta d’ufficio, un qualcosa che indichi "mente al lavoro - non disturbare" ai vostri colleghi o co-workers.
Con ciò non vogliamo aizzarvi all’essere anti-social media, tutt’altro: vogliamo piuttosto ricordarvi il diritto che ciascuno ha di rivendicare ogni tanto un breve periodo di tempo in cui possa concentrarsi senza essere distratto da stimoli esterni.
Siccome sperimentiamo un numero sempre crescente di input, notifiche, distrazioni e interruzioni di ogni natura, social media e non, è essenziale oggigiorno concedersi anche il dono dello spazio, del tempo e della tranquillità necessari per fare un lavoro significativo!
Speriamo che quest’articolo vi abbia dato alcune idee concrete in merito: se avete commenti, dubbi, perplessità, consigli o altro scatenatevi qui sotto! :)
