9 consigli per scrivere una email perfetta

Sono state inventate circa due decenni fa e hanno rivoluzionato il mondo della comunicazione sia sul lavoro che a livello interpersonale. Tutti pensiamo di saperle scrivere eppure non è così. A volte sono troppo corte oppure troppo lunghe. Capita poi di mandarle a tante persone e anche nel momento sbagliato. Stiamo parlando delle email, croce e delizia di molti. Ambra Rae ha intervistato Sarah Peck, scrittrice, designer e strategist che ha tenuto un workshop con al centro il tema dello sviluppo di capacità comunicative efficaci. Oggetto della chiacchierata tra Ambra e Sarah è stato il giusto utilizzo delle mail. Vi siete mai chiesti se i vostri messaggi di posta elettronica riescono ad ottenere i risultati desiderati? No?! Sapete in cosa sbagliate?  Per rispondere a queste domande ecco un semplice e comodo elenco dei 9 errori da evitare nella scrittura di una email in maniera tale da renderla “perfetta”.

ERRORE n.1: Inviare i messaggi di posta elettronica solo se serve qualcosa

Mandare una mail solo davanti a una necessità risulta poco carino. I rapporti, di qualunque genere essi siano, si costruiscono anche con messaggi che dimostrano interesse “per la vita” del destinatario e non solo per quello che egli può eventualmente fornirci. Esempio: “Ehy ciao! Ho letto della grande notizia! Volevo solo dirti che sono molto contento per te, ti seguo con interesse. Ho voluto scriverti di proposito per farti sapere che spero tu stia andando alla grande”.

ERRORE n.2: Dimenticare che c’è una Persona al di là della mail

Inviare messaggi diretti, che vanno subito al sodo, indicando ciò che si vuole è una cosa da non fare. Come non potete andare in casa altrui e comandare a bacchetta i proprietari, così nell’invio di una mail non potete dare solo indicazioni circa la vostra situazione. È fondamentale utilizzare dei modi che rendono la comunicazione “friendly” sia all’inizio sia alla fine. Si può esordire con un “Ciao”, continuare poi commentando qualche notizia relativa a persone che entrambi conoscete e finire augurando al vostro destinatario il meglio per il lavoro o per quello che più ritenete opportuno.

ERRORE n.3: Utilizzare troppo spesso la prima persona

Io qua, io là, io su, io giù… No, nella composizione di una buona mail la prima persona va usata il meno possibile. L’attenzione deve essere focalizzata sul destinatario dell’epistola digitale, su quello che vuole o che magari vorrebbe sentirsi dire. Esempio “Io, questa primavera, sto insegnando in un workshop di un nuovo scrittore e vorrei diffondere il programma. Penso che saresti interessato alla cosa”… Può essere trasformato in… “Ciao Lesly, qualche tempo fa abbiamo fatto una chiacchierata su come migliorare la scrittura. Sai che è stato lanciato questo laboratorio per creativi? Ho pensato ti potesse interessare. Fammi sapere se è quello che stavi cercando”.

ERRORE n.4: Mandare la mail nel momento sbagliato

Solo perché l’hai scritta ora non significa tu debba mandarla subito. La posticipazione dell’invio è una delle tecniche più potenti e meno usate per l’emailing. È importante quindi programmare le mail e possibilmente prediligere la mattina per l’invio. Tendenzialmente potete organizzare i messaggi “spalmandoli” su 24/48 ore. In questo modo potrete dedicare tempo anche ad altro e abituerete le persone che sono in contatto con voi a un ritmo preciso nella comunicazione. Se poi avete un urgenza potete mandare un messaggio veloce in tarda serata o nel weekend, diventando così un eroe agli occhi del vostro cliente.

ERRORE n.5: L’invio a troppe persone

Avere molti indirizzi tra i destinatari della mail non significa che si avranno altrettante risposte. Anzi! Per rendere efficace il nostro invio è opportuno scegliere accuratamente a chi mandare la mail: le selezione giusta di una nicchia di persone realmente interessate al contenuto del nostro messaggio aumenterà le possibili risposte. Meglio spedire la mail a 3 persone che apprezzano l’argomento che a 15 non tutte interessate, trasformando quindi in spam il nostro messaggio.

ERRORE n.6: Non avere informazioni sul destinatario della mail

Lavorate anche sul destinatario. Se è una persona che conoscete poco, provate a raccogliere informazioni su di lui. Per esempio aggiungendo il plug-in di Gmail, Rapportive, che è come un software di CRM (Customer Relationship Management). Con Rapportive potrete avere la foto della persona con la quale state interagendo e preziose notizie relativamente a titoli, qualifiche, lavoro e social network.

ERRORE n.7: Dimenticare di mandare messaggi di aggiornamento o urgenti

Se siete in attesa di una risposta importante il tempo sembra non passare mai. È buona regola mandare una mail per dare aggiornamenti sull’avanzamento del progetto tranquillizzando così l’interlocutore o anche per avvisarlo di un ritardo o un anticipo nella consegna. Quindi potete mandare una mail se pensate di non rispettare le date pattuite o se il cliente sembra “impertinente”. Esempio: “Ehi, Sarah. Volevo solo mandare un rapido aggiornamento circa la consegna della nostra proposta. Siamo pronti a mandarti qualcosa da venerdì prossimo, ma potremmo avere un paio di giorni di anticipo. Ci sentiamo la prossima settimana! Fatemi sapere se avete domande nel frattempo”. Esempio: “Ehi, Sarah. Abbiamo realizzato un primo step il mese scorso e ho tardato nel darti riscontro. Sto ancora lavorando alla pila di roba sulla mia scrivania, ma dovrei avere qualcosa nelle prossime 2-3 settimane. Non volevo tenervi in attesa! Ci sentiamo presto.”

ERRORE n.8: Scrivere messaggi troppo lunghi

Più lunga sarà la mail e minore sarà le possibilità che venga letta per intero. I messaggi molto lunghi vengono utilizzati per stilare una strategia o un documento mentre per le email si predilige un linguaggio abbastanza asciutto e snello, essenziale e che si compone di tendenzialmente di quattro periodi. Per la condivisione di elementi più corposi si possono usare Google Docs, Asana o Basecamp.

ERRORE n.9: Utilizzare esclusivamente email

Come dicevamo prima, i rapporti, di qualunque genere essi siano, vanno coltivati ed è essenziale aggiungere umanità alle relazioni. Quindi va bene l’utilizzo della mail che deve essere però integrata con altri strumenti che possono creare maggiore coinvolgimento tra le persone come video, chat e Skype. A questo punto vi starete chiedendo: “Ma quali sono gli elementi che rendono un mail perfetta?”. Ecco, quando scriviamo una mail dovremmo… 1)  Raccontare storie coinvolgenti.  Tutto acquista più senso se è accompagnato da esempi pratici. Nella mail si possono usare case history o si può stilare un comportamento tipo oltre che raccontare un problema vissuto in prima persona. È importante coinvolgere il nostro destinatario, egli deve ben capire il contesto, l’argomento di cui stiamo parlando e il motivo per il quale scriviamo. 2) Usare 4 periodi e un solo argomento di approfondimento. È fondamentale mantenere la mail in un limite di 4, al massimo 5, frasi e periodi. Questo permette di focalizzare bene il punto critico o il problema di cui ci stiamo occupando. Imponetevi di approfondire solo un elemento e se proprio dovete farlo usate un documento a parte. 3) Essere ricettivi e riflessivi. Nella scrittura di una mail si può prendere spunto anche dal modo in cui gli altri gestiscono la comunicazione, cercando di individuare una “via media” da applicare ai nostri messaggi anche in base allo stile adottato dal destinatario. Per esempio, qualcuno vi manda una mail breve con un linguaggio formale? Rispondete con lo stesso stile. 4) Segnare le mail che apprezziamo con Evernote. Usate le mail che ricevete come fonte di ispirazione. Prendete spunto dai messaggi che più vi piacciono, annotateli, evidenziateli. Inoltre potete creare nella vostra casella di posta una cartella con dei prototipi di email già scritte, messaggi brevi e di ringraziamento, da poter usare nel momento del bisogno. Forse fino a questo momento non sapevate di essere dei veri e propri scrittori. Eppure è così: le mail sono tra i principali strumenti di comunicazione che oggi usiamo per scambiare informazioni a livello personale e professionale. Saperle scrivere bene è un punto in più per ottenere ciò che si desidera. E questo fa di voi dei veri e propri scrittori! Non trovate?