Oggi le aziende e i team hanno strutture molto più flessibili rispetto al passato: uno stesso gruppo di lavoro può collaborare allo sviluppo di un progetto nonostante i suoi membri siano dislocati in città, paesi, continenti differenti. A volte poi, anche vivendo nella stessa città, i membri di un team di progetto potrebbero avere orari e impegni diversi, tanto che risulta comunque poi difficile incontrarsi. Startupper, studenti, formatori ed esperti di settore, tutti prima o poi si sono trovati a dover gestire un team a distanza. Come si fa?
Wade Foster, co-fondatrice dell'americana Zapier, cha creato una vera e propria guida basata sull'esperienza diretta con la propria azienda: The Ultimate Guide to Remote Work.
We've found there are three important ingredients to making remote work, well, work: Team, Tools, and Process.
Team
Nella fase di recruiting è indispensabile trovare dei collaboratori che riescano a lavorare nonostante l'impossibilità di vedersi quotidianamente. Alcuni hanno bisogno di uno spazio sociale in cui lavorare e incontrarsi tutti i giorni e questo genere di persona potrebbe trovarsi in difficoltà a gestire il remote work.
Per questo vanno ricercati profili dei cosiddetti doers, persone attive e proattive che riescono a portare avanti il lavoro senza il bisogno di una supervisione continua. Altra caratteristica fondamentale è la fiducia: dobbiamo ispirarla ma dobbiamo anche provarla nei confronti di chi collabora con noi.
Strumenti
Il web offre a project manager e team degli strumenti ormai indispensabili per coordinare il lavoro. Eccone qualcuno.
- Slack è una sorta di ufficio virtuale. Invece di mandarsi decine di email e allegati difficili da ritrovare, con Slack è possibile utilizzare una chat diretta con il team in cui condividere documenti, spunti e immagini. Si possono inoltre creare stanze per evitare la confusione di una chat comune e suddividere il team in gruppi di lavoro funzionali. Esiste una versione gratuita ma per usufruire di alcune integrazioni è necessario fare un abbonamento, a partire da 6,67$/mese. Se Slack non vi convince esistono programmi alternativi come, ad esempio, HipChat e Flowdock.
- Tuttavia è necessario anche comunicare a voce, con una telefonata o una video-chiamata. Oltre a Skype o Hangout esistono vari programmi efficaci e voloci. GoTo Meeting è una buona alternativa per le video-conferenze. Invece Squwiggle ci permette di avere sul desktop del computer uno scatto preso periodicamente dalla webcam di ogni membro del team. Questo programma permette al gruppo di restare in contatto in maniera semplice: ricrea l'ambiente dell'ufficio sullo schermo del computer e basta cliccare sull'immagine di un collega per iniziare immediatamente una video-chat.
- Creare una roadmap del lavoro può essere difficile e senza un aggiornamento continuo i nostri collaboratori potrebbero non riuscire a ricordare tutto ciò che c'è da fare. Per questo esistono programmi come Trello e ProdPad che servono a tenere sempre a vista attività e deadline.
- Se nel vostro team ci sono dei programmatori Cloud9 potrebbe tornarvi utile: un ambiente di sviluppo totalmente online.
- Per i gruppi dispersi in paesi diversi, infine, può essere comodo avere sempre sott'occhio i fusi orari, con World Clock per Mac e Figure It Out per Chrome
Processi
In un team a distanza e importante mantenere la coesione, che spesso potrebbe venire a mancare proprio per motivi oggettivi di mancanza di confronti diretti. Per questo il monitoraggio è fondamentale.
Ogni membro del gruppo dovrebbe mandare un report del venerdì sera con gli obiettivi raggiunti durante la settimana. Comunque è importante fare una video-chiamata o un incontro almeno una volta al mese con ognuno dei collaboratori per discutere di ciò che sta andando bene e o male riguardo al progetto per trovare possibili aree di miglioramento.
Inoltre, se possibile, bisogna cercare di rafforzare i rapporti nel gruppo anche tra persone che si conoscono a malapena. Per questo bisogna stimolare le collaborazioni all'interno del team. Ad esempio si possono creare pair buddies: ogni settimana i membri del team, a coppie sempre diverse, devono fare una video chiamata di almeno 10 minuti. Spesso da attività del genere nascono idee molto vantaggiose e inaspettate per l'azienda.
Infine, è fondamentale creare dei momenti d'incontro lavorativo e non: per sentirsi parte di un progetto più grande non c'è metodo migliore.
