Il tema del multitasking nel mondo del lavoro è estremamente attuale e riguarda tanto gli imprenditori quanto i liberi professionisti ed i dipendenti. Non si riferisce esclusivamente alla capacità di seguire più progetti contemporaneamente, bensì individua la costante problematica della distrazione causata dalla comunicazione multicanale.
Il multitasking è morto, viva il multitasking !
Tutti i miti legati alla produttività del multitasking sono stati sfatati da tempo, tanto quanto le differenze di genere.
Il 70% delle persone che si dichiara multitasker è il peggiore a svolgere i propri lavori, secondo un interessante studio di cui avevamo parlato in questo articolo.
La differenza di genere, rispetto a cui le donne abituate a gestire la casa, i figli e i mariti hanno nel loro DNA la capacità di svolgere contemporaneamente più mansioni è ampiamente superata. Il web è pieno di studi che da un lato negano la superiorità femminile (a volte favorendo quella maschile), dall'altro affermano l’impossibilità mentale di eseguire più attività nel medesimo istante.
Tecnicamente il multitasking non esiste, anche se fisicamente possiamo fare più cose contemporaneamente, il nostro cervello resta pur sempre uno. Quando crediamo di svolgere due attività insieme, in realtà si tratta di una sorta di slalom tra task differenti, un rapido passaggio da un’attività all’altra, non il simultaneo svolgimento di diverse attività.
La concentrazione su una singola attività, può comunque portare al rischio "effetto multitasking" per via di tutti i mezzi di comunicazione a cui siamo connessi 24/7 (social network, mail, telefoni ed applications).Banalmente anche tenere più pagine aperte sul proprio browser è una forma di multitasking, che comporta un calo di attenzione ogni volta che si riceve una mail o una notifica social.
Secondo gli studi di Rubinstein, Meyer ed Evans, con "Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching", passare velocemente tra diverse attività comporta ogni volta una riorganizzazione cognitiva delle priorità, suddivisibile tra:
- Goal shifting quandosi passa da un task all’altro, scegliendo su quale lavorare;
- Role activation quando si regola il passaggio tra un task e l’altro.
Ogni volta che si cambia attività il cervello passa attraverso il goal shifting e il role activation, a discapito dell’efficienza, e con conseguenti perdite di tempo.
Per evitare tutti gli spiacevoli inconveniente sopraelencati abbiamo non solo una soluzione (stop multitasking), ma soprattutto 4 consigli per dire no all’inefficienza e allo stress che causa questa improduttiva tendenza 2.0
1. Dare delle priorità
Se fossimo Charlie Chaplin in Tempi Moderni non avremmo il problema di dover gestire più progetti, avendo il nostro ruolo sempre uguale all'interno della catena di montaggio. Non essendo costretti ad eseguire sempre la stessa operazione, ma molto più probabilmente abituati a gestire diversi clienti, diversi lavori e diverse scadenze, è necessario non solo saper programmare il proprio tempo, ma soprattutto assegnare delle priorità.
Bisogna analizzare tutte le attività ed i vari trade off, per saper programmare la propria giornata, dedicare del tempo all’assegnazione delle priorità ala mattina, prima di iniziare a lavorare o meglio ancora la sera come suggeriscono i CEO di successo.
2. Concentrazione e singletasking
Una volta stabilite le priorità, si affronta ogni singola attività dedicando il 100% della propria attenzione , eliminando le distrazioni. Il che significa passare al successivo compito solo quando si è concluso il precedente.
Questa è la regola chiave, il cuore della produttività basata sullo svolgimento di un unico compito alla volta, per questo motivo occorre essere concentrati e focalizzati, dedicati completamente. L’italianissima e globalmente conosciuta tecnica del Pomodoro, o meglio “Pomodoro Tecnique”, di cui abbiamo già parlato qui e qui, serve proprio a cronometrare il tempo per singola attività.
3. Suddividere il proprio tempo in blocchi
La Pomodoro Technique ci insegna a cronometrare il nostro tempo, che va intelligentemente diviso in blocchi. A volte infatti stabilire le priorità e restare focalizzati sulla singola attività, non è sufficiente. Possiamo non essere in grado di controllare le distrazioni, interrotti da un collega, o da una telefonata perché non abbiamo risposto ad una mail.
Organizzare il proprio tempo in blocchi per diverse funzioni può essere una soluzione. Ad esempio controllare le mail solo in certi momenti prestabiliti, senza mantenere sempre attive le notifiche. Per chi non fosse in grado di disconnettersi, esistono programmi come Self Control, che servono esattamente a controllare la nostra concentrazione inpendendoci di visitare alcuni siti preimpostati.
4. Concedersi una pausa
Parte del proprio tempo, dei propri blocchi programmati, e delle proprie priorità devono riguardare il concedersi delle pause. È necessario staccare la spina dal lavoro per concedersi un break, sia mentale che fisico, alzarsi dalla propria postazione e liberare la mente. Il risultato ? Produttività in aumento del 20%.
