Quante volte ci siamo persi nei meandri della nostra posta in arrivo cercando quell'allegato che ci aveva inviato il nostro collega? E quante volte di fronte al cliente avremmo avuto bisogno dell'informazione che ci siamo appuntati sul foglio che abbiamo lasciato sulla scrivania?
Vogliamo presentare tre servizi che ci permetteranno di portare sempre con noi tutti i documenti, condividere con i colleghi le ultime versioni più aggiornate dei file e accedere in tempo reale, ovunque ci sia una connessione, alle informazioni sui nostri clienti, prospect e competitor.
Dropbox
Il primo è Dropbox: un programma gratuito che mette a disposizione uno spazio online per l'archiviazione e la condivisione di documenti, file e cartelle tra diversi utenti. Per fare un esempio pratico... all'interno di uno stesso ufficio, più persone possono lavorare allo stesso file che risiede fisicamente in uno spazio condiviso e non nell'hard disk del proprio pc. Questo ha principalmente due vantaggi: il primo è che per consultare o modificare il file non è necessario essere al proprio computer, il secondo, forse più importante, è che tutti avranno accesso alla versione più recente del file. Il rischio di lavorare su file non aggiornati sarà quindi scongiurato.
Evernote
Il secondo strumento è Evernote, che da pochi giorni ha lanciato anche in Italia la sua versione business. Evernote permette di catturare ed organizzare tutte le informazioni che pensiamo ci possano essere utili. Sulla strada verso un appuntamento vediamo un'azienda che potrebbe diventare nostra cliente o fornitore? Basta scattare una foto con il telefonino e archiviarla su Evernote magari aggiungendo una nota testuale. Stiamo navigando e ci imbattiamo in un sito utile? E' possibile salvare la pagina web per consultarla successivamente.
La grande forza di Evernote è che può essere installato sia su smartphone sia su pc e automaticamente tutte le informazioni inserite vengono sincronizzate e sono accessibili da tutti i dispositivi.
Come abbiamo detto, da poco è stata rilasciata anche in Italia la versione business. Questo permette di scambiare velocemente idee e informazioni con i nostri colleghi, tutto a vantaggio di un ambiente di lavoro stimolante, interattivo e produttivo.
CRM
Il terzo strumento che si integra perfettamente è un CRM (acronimo che sta per Customer Relationship Management). Il crm aiuta ad organizzare e condividere le informazioni su clienti e potenziali clienti e si rivela molto utile nel caso in cui si vogliano sviluppare delle azioni di fidelizzazione e sviluppo dei rapporti con i nostri clienti più importanti. E' una sorta di schedario informatizzato in cui possono essere archiviate tutte le attività e le azioni compiute sul singolo cliente o su gruppi profilati.
Uno dei crm più diffusi è Sugar, un software open source, ma ovviamente non è l'unico. Con una semplice ricerca in rete si può trovare il crm giusto per ogni esigenza.
Condivisione, velocità nel passaggio delle informazioni, sviluppo di nuove idee e collaborazione tra i diversi membri del team aziendale sono ingredienti alla base dell'ottimizzazione del tempo e delle risorse che aiutano a migliorare la produttività.
Dove trovarli
Se gli strumenti ci sono, perché non sfruttarli?
Per scaricare Dropbox basta collegarsi al sito www.dropbox.com e seguire le istruzioni sul video tutorial molto chiaro.
Tutte le informazioni su Evernote sono invece disponibili qui: evernote.com/intl/it/business/
Infine, per gli ineteressati a Sugar crm: www.sugarcrm.com.
