Questo post è una libera traduzione dell’articolo “10 Ways to Capitalize on the End-of-Year Office Slowdown” di Julie Rains pubblicato su www.openforum.com
Durante il periodo Natalizio sia i piccoli che i grandi business assistono ad un rallentamento delle attività prima di fine anno. Questo fenomeno è dovuto al fatto che l’ imprenditore o il boss può sentirsi senza cuore nel richiedere ai propri dipendenti maggior presenza e diligenza durante questo periodo di festa e vacanza.
E’ possibile concentrarsi su alcune o tutte, le 10 attività qui proposte. Sono tutte soluzioni che non richiedono lunghe ore di lavoro, sono decisioni e azioni che avranno un impatto positivo di lungo termine sul business. Potranno portare profitti più elevati e una migliore produttività dell’ azienda.
Un periodo di rallentamento rappresenta quindi un ottimo momento da sfruttare. Senza distrazioni è infatti possibile concentrare le energie creative per affrontare progetti semplici con risultati importanti, senza doversi per forza sentire come Scrooge di “A Christmas Carol”.
1. Sviluppare reports
Durante tutto l'anno, si può trovare molta difficoltà nel raccogliere informazioni necessarie per prendere decisioni tattiche. Di conseguenza, si può non essere in grado di reagire rapidamente alle esigenze dei clienti o cambiamenti nelle condizioni di business.
E’ possibile sfruttare questo tempo prima di fine anno per progettare report e fogli di calcolo che possono dare le informazioni necessarie per analizzare, pianificare e gestire giorno per giorno le attività in modo più efficiente, e in un colpo d'occhio.
2. Valutare i fornitori
Nella tipica fretta di negoziare i prezzi, inserire un ordine di acquisto e verificare la conformità alle specifiche in modo da poter servire i clienti, valutare i fornitori cade in fondo alla lista delle priorità.
Il consiglio è di utilizzare questo tempo di inattività per esaminare se i livelli di servizio dei venditori, la qualità dei prodotti e dei prezzi stanno migliorando o peggiorando. Vanno utilizzate le performance passate come guida per prendere decisioni per il prossimo anno.
3. Ultimare gli acquisti importanti
Se si ha l’intenzione di fare un acquisto importante a breve, bisognerebbe considerare l'acquisto entro fine anno. Spese in conto capitale, che soddisfano determinate qualifiche, possono essere dedotte per intero, riducendo il carico fiscale per quest'anno.
4. Riordinare l’ ufficio e lo spazio digitale
Il periodo di fine anno è appropriato per mettere in ordine l'ufficio o il reparto di produzione, soprattutto se si fatica a trovare il tempo per tali compiti durante il resto dell’anno.
E’ utile buttare materiali datati, organizzare i file, creare nuove cartelle cartacee o virtuali, documenti d'archivio e riassegnare lo spazio di archiviazione in base alle priorità attuali.
5. Incassare le fatture in sospeso
Riordinare i conti può consentire di scoprire delle fatture non pagate. Questo è dunque il momento appropriato per raccogliere queste fatture in sospeso.
Si tratta di preparare e inviare le fatture per ordini spediti o servizi forniti nel corso dell'anno, progetti di finitura che possono essere stati ritardati in modo da poter raccogliere il pagamento finale, o chiamare il cliente per determinare perché il pagamento non è stato ricevuto.
6. Valutare, testare e applicare nuove tecnologie
Anche se non ci sono abbastanza risorse per valutare, testare e implementare un sistema più grande, si dovrebbe avere momenti liberi per affrontare progetti più piccoli o porzioni di quelli più grandi. Per esempio si potrebbe chiedere ai dipendenti consigli utili per migliorare il servizio clienti, indagare il monitoraggio del progetto, reporting e sistemi di fatturazione.
7. Introdurre programmi di benessere
Venire in contro ai desideri dei dipendenti con la progettazione o l'avvio di iniziative di benessere per migliorare la loro salute.
Il senso è di introdurre programmi, come camminate di gruppo o altre soluzioni salutari nella sala pausa, nel momento in cui per i dipendenti, lontani dai periodi di intenso lavoro, sarà più semplice abbracciare le nuove abitudini.
8. Sviluppare un calendario editoriale
Potrebbe ritornare utile creare un calendario editoriale con le categorie principali, argomenti da trattare e gli orari. Consolidare il processo consente di razionalizzare lo sviluppo dei contenuti e costringe a fissare obiettivi e definire i risultati che ci si aspetta per questo periodo di transizione all’ anno successivo.
9. Documentare le lezioni apprese
Documentare quello che si è imparato aiuterà a realizzare i programmi, raggiungere i clienti, approfondire i rapporti, aumentare i profitti e ottenere di più il prossimo anno. L’attività è quella si riflettere sui successi e le difficoltà dell'anno trascorso. Descrivere le speranze, le sfide, battute d'arresto e momenti d’orgoglio.
10. Impostare la direzione strategica
Dopo aver riflettuto sul passato, si è pronti per pensare al futuro. E’ il momento per prendersi del tempo per definire o aggiornare il piano strategico dell’ azienda, e soprattutto condividerlo con i dipendenti.
Dunque vanno presi in considerazione i prossimi passi per il business, come ad esempio se si desidera ottimizzare i processi o apportare cambiamenti radicali; aggiungere nuove linee di prodotto o di sospendere quelle vecchie; trovare modi migliori per raggiungere, coinvolgere e servire i clienti attuali o raggiungere un nuovo segmento di clientela.
