La regola dei due minuti e altri segreti per migliorare la produttività (senza fare salti mortali)

Come migliorare la produttività? Beh, se c’è una cosa per la quale ognuno di noi farebbe carte false, è ottenere il massimo impiegando le minime risorse. Pensaci un attimo: quante volte, seduto alla tua scrivania, ti sei fermato a fissare la tua lista delle cose da fare che ti è sembrata interminabile?

Quante volte hai detto a te stesso: “Avessi avuto più tempo…”.

Iniziamo con un presupposto: la quantità di tempo che abbiamo a disposizione è uguale per tutti, la differenza sta nel modo in cui la sfruttiamo e la sappiamo amministrare.

Se, alla fine della tua giornata di lavoro, ti ritrovi sempre pieno di cose da portare a termine, continua a leggere i nostri sette consigli per aumentare la tua produttività senza fare salti mortali.

Avere un’ottima produttività è esattamente l’asso nella manica di chi vuole crescere sul lavoro. Riuscire a mantenere il focus e restare concentrati sulle proprie attività è una bella sfida da fronteggiare: ecco i sette consigli testati dai massimi esperti in gestione del tempo per iniziare fin da subito ad essere più produttivo.

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#1 Segui la “regola dei due minuti”

Se sei un procrastinatore seriale, la “regola dei due minuti” di David Allen può davvero cambiarti la vita. Come funziona? Semplicissimo:

Se ci vogliono meno di due minuti, fallo adesso.

La quantità di attività veloci che rimandiamo sistematicamente ti stupirà: inviare quella email, rispondere a quella comunicazione, fissare quell’appuntamento sono tutte cose che occupano due minuti del tuo tempo.

Insomma, se un’attività richiede meno di due minuti per essere completata, segui la regola e fallo subito.

E se, alla fine, ci vorranno più di due minuti? Poco male: di solito rimandiamo tutte quelle attività che non ci piace fare e che vorremmo fossero del tutto eliminate dalla nostra agenda. L’importante è attivarsi e, in due minuti, il processo di attivazione è decisamente avviato.

#2 Fissa le priorità con la matrice di Eisenhower

Cosa c’entra il generale Eisenhower con la gestione del tempo? Se vuoi capire come aumentare la produttività, dovrai anche imparare a distinguere le attività che portano davvero valore al tuo lavoro da quelle completamente inutili.

Inizia osservando la tua agenda di oggi: quante attività sono da considerare come una priorità? Secondo Eisenhower, le cose da fare durante la giornata possono essere collocate in quattro categorie, seguendo la struttura della sua matrice:

• Urgente e importante – Compiti che farai immediatamente
• Importante, ma non urgente – Attività che farai in un secondo momento
• Urgente, ma non importante – Compiti perfetti da delegare a terzi
• Né urgente né importante – Attività da depennare dalla tua lista

Inizia ad applicare subito questa matrice: ti sorprenderà sapere quante cose sono in realtà davvero importanti per il tuo lavoro.

#3 Applica il principio 80-20

Un’altra preziosissima regola da applicare per aumentare la produttività a lavoro è il principio di Pareto noto come “regola 80/20”.

Secondo questa regola:

L’80% dei risultati che ottieni è data dal 20% delle risorse che impieghi.

Il consiglio? Concentrati sul 20% delle attività che producono maggiori risultati per te. Individua questo gruppo di attività e investi lì il tuo tempo.

#4 “Mangia una rana”

“Mangia una rana viva per prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata”: questa è una delle frasi più famose di Mark Twain. Ma cosa c’entra con la produttività?

La tecnica “mangia la rana” di Brian Tracy, uno dei massimi esperti di crescita personale, è basata proprio su questa citazione. La “rana” è rappresentata dal compito più importante da portare a termine durante la tua giornata: si tratta dell’attività più ostica da portare a termine e, quindi, più facile da procrastinare.

Secondo Tracy, per aumentare davvero la tua produttività, dovrai abituarti ad affrontare il compito chiave della tua giornata come prima cosa ogni mattina. In altre parole, individua il tuo compito più importante e attivati per portarlo a termine subito: questo esercizio di disciplina ti sarà molto utile per imparare a portare a termine i tuoi obiettivi.

#5 Segui i tuoi ritmi

Per aumentare la produttività, l’ideale è lavorare seguendo i tuoi ritmi. Cosa significa? Secondo il dottor Breus, esistono diversi cronotipi: il cronotipo rappresenta il nostro ritmo personale, una sorta di “orologio interno” che ci dice quando fare qualcosa.

Abbiamo tutti i nostri cicli di lavoro e riposo. Combattere il tuo ritmo non ti renderà più produttivo: cerca di assecondarlo. Ad esempio, sei più produttivo al mattino, concentra in questa fascia oraria le tue attività.

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#6 Pianifica la sera prima

Pianificare le tue attività la sera prima ti aiuterà a fare chiarezza su ciò che ti aspetta il giorno dopo e a gestire meglio il tuo tempo. Anche Kenneth Chenault, ex CEO di American Express, adotta questa regola, annotando le tre cose che desidera realizzare il giorno seguente.

Attenzione, però: dovresti limitarti a pochissime attività su cui concentrarti durante il giorno, mantenendo la tua pianificazione realistica e semplice da portare a termine.

#7 Elimina il multitasking

Per anni il multitasking è stato celebrato come un vero e proprio valore sul posto di lavoro. In realtà, sembrerebbe proprio che cervello umano non sia adatto a fare più cose contemporaneamente: secondo alcune ricerche, il multitasking riduce la produttività fino al 40%.

Questo perché lo svolgimento di più attività in contemporanea diluisce la concentrazione, ostacola la memoria e aumenta lo stress e, di conseguenza, la stanchezza mentale.

Come superare il multitasking? Concentrati su un solo compito alla volta e datti sempre un tempo per portarlo a termine. Se non vuoi affidarti alla cara e vecchia “tecnica del pomodoro”, puoi puntare su strumenti come RescueTime o Timeular per tenere sotto controllo il tuo tempo.