Come trasformare la Settimana del lavoro agile in un vero cambiamento

Sono passati due anni dall’introduzione di una legge che si può definire a suo modo “storica” per l’Italia: la n. 81 del 22 maggio 2017, “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale, volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi di lavoro subordinato”. Un testo che non ha fatto altro che definire meglio dal punto di vista legale un fenomeno ben più antico, noto nelle culture anglosassoni come smart working, e tradotto da noi in “lavoro agile”. Una tendenza che già era in forte crescita nel periodo precedente, ma che ha avuto un’impennata da quel momento in avanti. Lo dimostra la sempre maggiore partecipazione alla Settimana del Lavoro Agile, in arrivo anche quest’anno proprio in occasione dell’anniversario della legge 81, a cui ogni anno più comuni, enti e aziende aderiscono. Tra il 2016 e il 2017 i numeri sono cresciuti esponenzialmente (da 9.670 lavoratori coinvolti a 17.049, un +76%), e l’anno scorso il trend è continuato (23.034). Così come i co-working disponibili, che sono passati da 150 a 193, e le aziende, da 355 a 408. È una settimana in cui Milano e molte altre province d’Italia si animano di un nuovo spirito, tra eventi, conferenze, corsi e… più gente del solito che lavora dal bar! LEGGI ANCHE: Le opportunità (e i limiti) che dovresti conoscere se sogni di vivere e lavorare alle Canarie Ma cosa accade quando finisce la Settimana del lavoro agile? La realtà è che all’indomani della Settimana del lavoro agile tutto sembra tornare esattamente come prima, perché le piccole e medie imprese, di cui l’Italia fa vanto, stentano a mantenere il passo e introdurre nella propria organizzazione lo smartworking. Forse è un problema legato proprio alla durata. Così come la Settimana del lavoro agile dura solo una settimana su 52, allo stesso modo spesso le aziende che si vantano di introdurre lo smart working in realtà non hanno fatto altro che prevedere del “lavoro da remoto strutturato”, nient’altro che un giorno a settimana di lavoro da casa. Cosa c’è di agile, in questo? Sembra esattamente il contrario, una scelta molto “fissa”. Mentre lo smart working, quello intelligente e non solo agile, quello che fa risparmiare le aziende e vivere meglio i dipendenti, è una questione di cultura prima che di ogni altra cosa. E allora ben venga una Settimana del Lavoro Agile, che permetta di sperimentare senza impegno, di lasciarsi tentare dal desiderio di un maggiore work-life balance, nonché di risparmi economici sia per i lavoratori che per le imprese. Ma se stai pensando di partecipare a questa edizione, che tu sia un dirigente o un dipendente, dal 20 al 24 maggio 2019 puoi cogliere l’occasione per fare qualcosa di più che lavorare da casa per qualche giorno.

Le iniziative principali della Settimana del Lavoro Agile

La Settimana del Lavoro Agile è indubbiamente una bellissima iniziativa, che permette a tante aziende di confrontarsi con diverse modalità di lavoro e di sperimentare senza grandi vincoli qualcosa che troppo spesso fa ancora paura, soprattutto al management: la responsabilizzazione delle risorse. Probabilmente il modo migliore per avvicinarsi a questi cambiamenti è osservando e studiando i casi virtuosi e di successo. Un processo che durante questa Settimana è definito “Adotta un’impresa”: un programma che permette ad aziende che hanno già introdotto questa modalità di lavoro, come Fastweb l’anno scorso, di ospitarne altre interessate, e dimostrare con il proprio esempio i vantaggi reali di questo modello. Sono state 40 nel 2018 le aziende coinvolte in questo scambio tra mentor e mentee, aziende di varie dimensioni che sono state accoppiate in base al settore di appartenenza, ai desiderata iniziali, alle criticità, ecc. E dalle analisi rese disponibili sul sito del Comune di Milano, è emerso che questa iniziativa è stata un grande successo: ha permesso anche ad aziende ancora scettiche di approfondire gli step operativi e pratici. Ma anche di comprendere che è un gioco win-win, perché “se la percezione è che la fiducia e l’autonomia non vengano ben gestiti valutando i risultati ottenuti, l’azienda può non concedere più il lavoro agile, poiché non lo considera un diritto assoluto”. Oltre a queste opportunità, poi, ci sono i tanti, tantissimi eventi che si tengono durante la settimana. Da quelli più sociologici e HR, fino a quelli sul risparmio economico, arrivando a quelli che si legano al tema dell’ecologia, il dibattito si anima: in questo modo tante delle piccole e medie imprese italiane, che più fanno fatica a introdurre questo modello, possono partecipare e prendere spunto.

Un problema di cultura aziendale

Infine c’è  “Sperimenta il lavoro agile”, l’iniziativa che incentiva una qualche forma di lavoro da remoto durante uno o più dei 5 giorni lavorativi di quella settimana. Un’attività che rischia di lasciare il tempo che trova, specie se rimane relegata a questa settimana di sperimentazione quasi giocosa, in cui tutto è concesso perché “tanto dura solo 5 giorni”. Come abbiamo già detto in passato in un altro approfondimento, il lavoro da remoto deve essere l’ultimo step di un processo complesso. Andando a lavorare sull’azione finale (il lavoro da remoto) invece che sul processo (tecnologico, di HR, di spazi) si rischia di saltare le tappe. E soprattutto di ignorare il problema principale: la cultura aziendale. Ben venga quindi questa Settimana per sperimentare e “giocare” allo smart working, ma se vuoi che la tua azienda sia davvero all’avanguardia, allora dovresti prendere spunto da questo evento per iniziare a fare le cose in maniera diversa. Parti dal vero scoglio, il più sensibile e difficile da superare: la cultura della tua azienda. E stai pronto a metterti in discussione, perché potresti renderti conto che la mentalità da cambiare è proprio la tua.

Smart working oltre la Settimana del Lavoro agile 2019: dalla cultura all’azione, e non viceversa

Il lavoro da remoto, nello smart working, dovrebbe essere l’ultimo tassello di un lungo e complesso puzzle. In questo senso è la normativa stessa ad essere limitata (e limitante), quando si riferisce al lavoro agile come “modalità di lavoro subordinato […] basata sulla flessibilità di orari e di sede”. Questa definizione non va ad analizzare le motivazioni, che sono la cosa più importante: perché le risorse dovrebbero aver bisogno di flessibilità di orari e di sede? Perché, da una parte, ciascuno lavora in modo diverso: i carichi di lavoro non si concentrano in maniera uguale nelle giornate, ma hanno picchi. Allo stesso modo, ognuno ha una vita diversa, che include molte attività oltre al lavoro; riuscire a bilanciarle tutte, a renderle equilibrate senza impazzire, significa work-life balance. E infine perché la tecnologia lo ha reso perfettamente fattibile, anzi, addirittura più conveniente.

Digital revolution e responsabilizzazione delle risorse

Elargire libertà in termini di orari e luoghi, senza dare ai dipendenti gli strumenti giusti per poterla gestire, può però essere la ricetta perfetta per il disastro. Una situazione che rischia di creare maggiore stress, minore produttività e, soprattutto, caos nell’attribuzione di meriti e responsabilità. Si tratta invece di un processo complesso, che dovrebbe invece andare ad abbracciare tutta l’azienda nei suoi vari componenti, per poi culminare infine nel lavoro da casa. Il primo step è certamente quello digitale. La tecnologia è l’input principale dello smart working, perché permette di accorciare le distanze, di rimuovere il vincolo della presenza. Senza la digitalizzazione dell’archivio e dei documenti utili per il lavoro, lo smart worker non andrà lontano. Una precisazione: smart working non è l’obbligo di lavorare da casa, bensì è la libertà di poter scegliere; se non hai riunioni o attività che necessitino della tua presenza, puoi lavorare da casa o da un co-working o dal bar sotto casa; se invece ti trovi meglio a svolgere determinate attività in ufficio, questo dovrebbe essere pronto ad accoglierti. Così l’ufficio riscopre la propria utilità: si ridimensiona in termini di spazi e tempi, ma mantiene la sua naturale centralità come luogo aggregante e produttivo. Infine va analizzato il ruolo del management, perché non esiste smart working senza una guida illuminata, che sappia delegare e valutare il lavoro in base alle performance effettive. E qui, spesso, casca l’asino. Perché tutti i manager sono bravi a dire lavoro agile, ma pochi sono disposti a questo cambio di paradigma. Non è solo una questione di fiducia, ma soprattutto di processi. Processi di valutazione formali, definiti, che si basino sulle performance e non sul tempo, per cui ad ogni risorsa siano assegnati ruoli e compiti specifici, con scadenze e modalità di tracciamento del lavoro, coadiuvati dagli strumenti digitali. Ecco, prima e durante questa Settimana del Lavoro Agile, prova a osservare la tua azienda attraverso questo filtro. Osserva la cultura attraverso il modo di vivere l’ufficio, gli spazi. Attraverso la capacità di comunicare e gestire i progetti digitalmente, e in maniera strutturata. E soprattutto attraverso il ruolo del management, come facilitatore o ostacolo, come paladino dello smart working o come maniaco del controllo. Solo allora la tua azienda sarà pronta a passare all’azione, a introdurre il remote working, e il lavoro agile sarà davvero fonte di ricchezza per la tua impresa e per i suoi dipendenti.