Una delle attività che probabilmente vi saranno richieste più di frequente nel lavoro di Social Media Manager è quella di creare dei report di analisi che diano conto di diversi indicatori.
Dalla crescita dei propri canali e di quelli dei competitor, fino ad un’analisi dell’engagement generato, sono numerosi i temi che dovrete toccare e probabilmente piuttosto vario il target a cui vi rivolgete.
Quali sono dunque gli elementi di cui tenere conto per creare il report perfetto?
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La forma aiuta la sostanza
Il rischio, quando si tratta di numeri, è quello di annoiare o peggio di risultare incomprensibili. Quando preparate un report non date mai per scontato che chi lo riceva sappia di cosa state parlando.
Scegliete sempre indicatori chiari, visualizzati in maniera efficace ed eventualmente “spiegati” al vostro target: meglio aggiungere due righe di definizione di un KPI in una slide che rischiare di non essere compresi (o peggio, ignorati).
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Il target influenza la reportistica
È fondamentale che abbiate chiaro a chi il report è diretto. Ecco una checklist operativa:
- a chi è indirizzato il report?
- Che funzione ricopre?
- Che esigenze ha?
- Che conoscenza ha del settore?
Modulate il report in base a questi fattori per massimizzarne l’efficacia comunicativa e decidete quindi cosa mettere in evidenza in base al target.
Inoltre a seconda di chi sono i vostri destinatari potrebbe variare anche la frequenza con cui l’analisi è richiesta: cercate di chiarire questo aspetto prima possibile per organizzare il vostro lavoro.
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Quale formato scegliere?
I report possono presentarsi in forme differenti, ciascuna delle quali assolve a specifici obiettivi. Ecco le principali:
- Excel - è adatto allo scambio di dati grezzi, soprattutto internamente al team
- PPT/PDF - preferibile per report una tantum. Cercate però di essere “snelli”, no a slides piene di testo né a report da 50 pagine! Inoltre approfittate di questo formato per dare risalto agli actionable, accompagnando i dati mostrati con brevi indicazioni strategiche.
- Online dashboard - particolarmente utili per l’operatività del team (soprattutto quando consentono l’analisi in tempo reale), risultano essere una soluzione elegante anche per la condivisione con il cliente.
- Email - usatele solo se richiesto e solo per riportare brevi takeaways e spiegare le azioni in corso.
Come rappresentare i dati?
Una volta che avrete i dato grezzi sta a voi scegliere la forma più adatta per rappresentarli.
La regola è solo una: a ciascun indicatore il suo grafico.
Se siete in dubbio provate diverse soluzioni ma non sacrificate mai la leggibilità per l’estetica.
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3 azioni chiave
Quando definite un report tenete a mente la regola che io chiamo ROM: raccogli, organizza, mostra.
- Raccogliete tutti dati utili alla stesura del report;
- organizzate i dati in maniera efficace e predisponetene la conservazione per poterli recuperare in futuro;
- mostrate i risultati della vostra analisi scegliendo la modalità di data visualization più efficace
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