Cosa si intende per Digital Workplace e quali sono le sue caratteristiche

• Quello di Digital Workplace è un concetto in evoluzione, che parte da alcune definizioni chiave basate non solo sulla tecnologia, ma anche sulle connessioni tra le persone;
• da Jeff Bier a Jane McConnell, ecco le principali teorizzazioni su quella che deve essere prima di tutto una strategia organizzativa.

Sempre più spesso si sente parlare di Digital Workplace (DWP), ma cosa si intende esattamente con questa espressione? La traduzione letteraria, “luogo di lavoro digitale”, ci aiuta poco a catturarne il concetto; e allora, di cosa stiamo parlando quando parliamo di Digital Workplace?

La definizione di Digital Workplace

La prima definizione ha cercato di darla Jeff Bier (fondatore di Edge AI & Vision Alliance, partnership industriale che comprende oltre 50 aziende tecnologiche leader con l’intento di fornisce agli ingegneri hardware e software il know-how pratico di cui hanno bisogno per integrare efficacemente la tecnologia di visione integrata nei loro progetti), nei primi anni Novanta. Bier ha delineato cinque criteri del DWP:

1. favorisce l’apprendimento e l’utilizzo di nuovi strumenti tecnologici;
2. è “contagioso”, ovvero favorisce il coinvolgimento delle persone delle diverse funzioni organizzative;
3. è al di sopra delle barriere geografiche perché grazie alla tecnologia permette di lavorare da ogni luogo;
4. è integrato e completo: ogni comunicazione, dato e informazione deve essere raccolta, distribuita e accessibile;
5. è connesso e diffuso a tutte le persone dell’azienda.

Oltre la dimensione tecnologica

Successivamente, andando oltre alla mera dimensione tecnologia, Martin White (amministratore delegato di Intranet Focus Ltd., consulente di strategia di ricerca e gestione delle informazioni aziendali, nell’articolo Digital workplaces: Vision and reality del 2010) suggerisce altri cinque criteri per definire il DW:

• deve essere in grado di adattarsi ai continui cambiamenti nelle organizzazioni;
• deve fornire soluzioni conformi alle leggi e alle regolamentazioni, quindi nel rispetto dei diritti dei lavoratori e dell’ambiente;
• favorisce la creatività offrendo un ambiente e modi alternativi per lavorare e stimolare l’innovazione;
• deve essere predittivo, cogliendo in anticipo le esigenze delle persone e delle organizzazioni;
• White suggerisce inoltre il che il DWP non possa essere definito sulla base di ciò che è, ma piuttosto di quello che consente di fare: completare un'attività, condividere informazioni e lavorare come parte di una team in maniera totalmente indipendente dal luogo in cui si trovano le persone.

Il framework del DWP

Un’altra definizione è quella di Jane McConnell, analista franco-statunitense. In seguito alla raccolta di dati provenienti da numerosi studi e analisi in tutto il mondo, nel report del 2017, The Organization in the Digital Age, delinea un framework che evidenzia il DWP come ecosistema di piattaforme e servizi aziendali che permettono alle persone di lavorare, collaborare, comunicare, sviluppare servizi e prodotti per servire al meglio i clienti, facilitando creatività e innovatività, l’attrazione di talenti e il consolidamento dell’Employer Branding.

Foundational Framework 2017, The Organization in the Digital Age, Jane McConnell

Il Foundational Framework di Jane McConnell illustra l'intersezione di persone, spazi di lavoro e tecnologia nel Digital Workplace, in cui anche la cultura organizzativa, le pratiche, le prassi e i comportamenti devono essere analizzate se si vuole operare per un Workplace Design efficace.

L'importanza delle connessioni e della leadership

Con approccio simile, Kristine Dery e Ina M. Sebastian del MIT Sloan Center for Information Systems Research con Nick van der Meulen dell’università di Amsterdam, nell’articolo del 2017, The Digital Workplace Is Key to Digital Innovation, presentano il DWP come l’insieme delle disposizioni fisiche, culturali e digitali che facilitano le attività all’interno dell’ambiente di lavoro complesso, dinamico e spesso non strutturato. La loro definizione sottolinea due dimensioni fondamentali del DWP: la connessione tra persone e la “leadership reattiva”.

La prima dimensione consiste nel grado di interazione che le persone posso avere fra loro, con i clienti, con fornitori e partner, con le informazioni, le conoscenze e le idee. Il focus è dunque sulla comunicazione digitale e fisica, da incoraggiare e facilitare tramite tre fattori: il fattore tecnologico (che consiste nell’introduzione delle ultime soluzioni tecnologiche); il fattore sociale (la cultura della collaborazione e della condivisione); il fattore spaziale (disegnando spazi fisici aperti, flessibili e basati sulle attività, con lo scopo di supportare la collaborazione e creare nuove connessioni interpersonali).

Mentre, la seconda dimensione si riferisce alla misura in cui il management dà priorità alle attività che si focalizzano sullo sviluppo e sul miglioramento continuo dell’Employee Experience, aspetto che include la creazione nuove policy e norme comportamentali di cui la leadership deve farsi promotrice: la leadership organizzativa assume su di sé il ruolo di sostenere l’utilizzo di nuove tecnologie e di innovativi approcci al lavoro grazie a meccanismi di apprendimento sistemico e continuativo (per mezzo di data driven e evidence based management e una comunicazione che renda proficuo il collegamento tra gli obiettivi strategici e il Workplace Design).

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La cultura organizzativa nel Digital Workplace

Ancora l’aspetto della cultura organizzativa è preponderante nell’articolo pubblicato da Harvard Business Review, How to create a digital workplace (2016), in cui Paul Miller, fondatore e CEO del Digital Workplace Group (partnership di aziende di consulenza, aziende private e istituti pubblici per il design degli ambienti di lavoro) definisce il DWP per mezzo di tre caratteristiche principali:

• il Workplace non è un luogo – in quanto l’attività lavorativa si può svolgere in luoghi, ambienti e momenti diversi ogni giorno;
• l’ambiente di lavoro è dunque digitale, non fisico;
• ed infine la produttività è misurata sulla base degli obiettivi raggiunti non sulla presenza sul luogo di lavoro, e dunque richiede una cultura e un management results-based e non process-based.

Nel manuale Digital Workplace Strategy & Design: A step-by-step guide to an empowering employee experience, Berg e Gustafsson definiscono il DWP come un ambiente da progettare con un approccio mirato e olistico che metta al centro l’utente. Anche loro sostengono la necessità di non concentrarsi eccessivamente sulla tecnologia, ma che, al contrario, sia imprescindibile l’analisi e la comprensione del l’intero ambiente di lavoro dal punto di vista della persona, al fine di progettare il Workplace in maniera tale che l’ambiente possa risultare stimolante: ciò richiede una strategia organizzativa comune nella definizione degli spazi, oltre che coordinamento e controllo.

Le caratteristiche del DWP

Altro contributo interessante è quello di Susan Petra Williams e Schubert dell’Università di Koblenz-Landau (in Germania), le quali, nell’articolo Designs for the Digital Workplace, prendono in esame le definizioni di Digital Workplace maggiormente utilizzare da professionisti e studiosi.

L’analisi ha portato ad evidenziare quindici caratteristiche comuni del DWP, raggruppate in tre categorie:

1. la strategia organizzativa e il design;
2. le persone e il lavoro;
3. la piattaforma tecnologica (vedi tabella sotto).

Nella prima categoria, il DWP è visto come una strategia organizzativa coordinata, pianificata e orientata al futuro. La si definisce una strategia coordinata in quanto deve essere pianificata e progettata in coerenza con le altre strategie di gestione aziendale e le più importanti regolamentazioni, come ad esempio le leggi a tutela dei dipendenti e dell’archiviazione di dati e informazioni. Deve essere progettata in maniera tale che fornisca sia il giusto comfort, sia le condizioni per consentire lo sviluppo della piattaforma tecnologica al fine di supportare il lavoro collaborativo e flessibile.

Caratteristiche del Digital Workplace

Il DWP si trova dunque all’intersezione tra la le persone, l’organizzazione e la tecnologia, ed è duttile e capace di adattarsi ai nuovi requisiti e alle nuove tecnologie future dell’organizzazione.

Un concetto in evoluzione

Ciò che viene evidenziato dal passare in rassegna i tentativi di definizione, è che il concetto di Digital Workplace sia ancora troppo in evoluzione per poter essere definito in maniera precisa e definitiva. L’ambiente di lavoro digitale è un’entità non semplice da racchiudere in quanto comprende sia l’ambiente fisico che quello digitale, con tutte le opportunità ma anche le criticità che ciò comporta.

Nel prossimo articolo, analizzeremo quali approcci, strategie e metodologie di design siano più adatte per far sì che il Workplace per le organizzazioni nell’era digitale risponda ai requisiti necessari e apporti valore all’azienda e all’esperienza quotidiana delle persone.