Ammettilo: le riunioni sono noiose e, spesso, possono dare il colpo di grazia a uno spirito creativo già latente del tuo team, addormentato tra le ripetitive pratiche del lavoro quotidiano. Se sei il coach di quella squadra un po' sulle gambe non è (solo) colpa tua, ma è importante che ripensi all'ultimo meeting con i tuoi colleghi.
Se durante l'ultimo incontro tutte le discussioni con collaboratori e dipendenti sono state all'insegna dell'assoluta tranquillità, traboccanti di consensi e pacche sulle spalle e tutti erano d'accordo sulla linea migliore da seguire, beh, non è affatto un buon segnale.
Quando tutti sono d'accordo, è probabile che chi ha idee diverse sia tentato di tenerle per sé, per evitare il dissenso generale. Questo atteggiamento è deprimente per lo sviluppo della creatività, perché impedisce ai membri del team di esprimere le proprie vere opinioni. Così almeno la pensa Jonah Sachs, autore del nuovo libro "Unsafe Thinking: Come essere svelti e audaci quando ne hai più bisogno".
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Perché non hai bisogno di yes-men
Il motivo di questo meccanismo che ci costringe a limitarci è spesso inconsapevole ma, di base, presente in tutti noi: preferiamo aver torto assieme al gruppo che aver ragione ed essere da soli. La paura di incontrare una risposta negativa alle nostre esposizioni affonda le radici, forse, nell'esigenza evolutiva di rimanere all'interno dei gruppi: i capi e i leader hanno sempre espulso senza troppi problemi avversari e dissidenti dalle comunità.
Gli esseri umani non sono adatti a vivere da soli, la solitudine (ma in realtà la mancanza di collegamenti con la tribù d'origine) poteva rivelarsi fatale e, in molte situazioni, può esserlo ancora oggi.
Cosa succede, quindi, quando un gruppo è seduto in sala riunioni per discutere di una nuova strategia o di un problema importante? Parte la danza delle conferme, in cui i membri del gruppo esprimono le proprie affinità reciproche ribadendo i concetti e confermando le congetture dell'altro e, in modo particolare, del leader.
Capita, più spesso di quanto pensiamo, in tutti i gruppi: il livello di stress che nasce dal confronto con l'altro spinge a dimenticare una informazione importante e pertinente, contraria a quella che è comunemente accettata nel gruppo, o porta a considerarla sciocca, poco rilevante, in modo da mostrarsi solidale, nel senso proprio della coesione, con il gruppo e le sue opinioni.
Cosa ci succede in quei momenti? Davvero preferiamo tutti, chi più chi meno, conservare l'equilibrio del gruppo accantonando la nostra visione personale anche a costo di rinunciare a un vantaggio individuale (ma anche collettivo)?
Sottoposto allo stress della conferma sociale (la penso come voi - sono come voi - faccio parte di voi), le persone "spengono" temporaneamente la parte creativa del cervello, mettendo da parte le proprie intuizioni, e si concentrano sullo sviluppo della linea comune.
Parliamoci chiaro: è molto meglio uscire da una riunione tra strette di mano e volti distesi, ma se questo comportamento è un perfetto strumento per creare una patina di armonia sui processi interni, quando si presenterà un problema che richieda una soluzione creativa o un'opportunità che richieda un approccio meno convenzionale, il team non sarà preparato e si rinchiuderà nei rigidi schemi del consenso forzato.
Le possibilità di reagire a una crisi, se questi aspetti non vengono curati con attenzione, diminuiscono proporzionalmente in relazione a quanto le informazioni scambiate sono limitate, distorte, in poche parole, perfettamente inutili.
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Ottimizzare la creatività nelle riunioni
Come si può invertire la tendenza e trasformare le riunioni con lo staff dei veri momenti cornerstone sui quali costruire un team affiatato ed efficiente? Iniziamo da qui, prova a seguire queste semplici regole
Nota se il team arriva preparato
Come arrivano alla riunione i membri del team? Come si presentano? Tutti trafelati, di corsa, all'ultimo minuto o ben organizzati con tanto di lista di punti da condividere? Invitare a portare con sé degli appunti con i quali aiutarsi durante la riunione, fornisce un'ottima ancora all'effetto gregge del voler andare tutti d'accordo: se tendiamo a dimenticare le nostre idee per compiacere i colleghi, una lista di punti ben visibile davanti agli occhi può darci una mano a superare il blocco.
Chiedi espressamente se ci sono opinioni contrarie
Quando emerge un consenso di gruppo troppo netto, ferma tutto! Non ci siamo. Prova a esordire con un invito del tipo "Vedo che in molti tra noi la pensano in questo modo, ma ora vorrei sentire chi ha un'opinione diversa". Se un membro del gruppo ha considerato irrilevante una propria opinione per adeguarsi agli altri, un invito che la rimetta al centro della conversazione può sbloccare altri punti di vista.
Muoviti (e avvicinati)
Se pensi che l'atteggiamento da preside inflessibile sia quello più adatto a un meeting di lavoro, puoi provare a cambiare strategia assumendo un approccio più morbido. Segui, fisicamente, chiunque stia intervenendo o esprimendo un'opinione: non stare seduto in poltrona ma alzati e avvicinati a chi sta esponendo un'idea, specie se contraria a quella del gruppo.
Individua proprio chi interviene meno e invitalo al dialogo esprimendo cordialità anche con la vicinanza fisica: sono vicino a te, siamo sulla stessa barca, non aver paura.
Sei il capo, parla per ultimo
Il tuo scopo è raccogliere gli input, non dimostrare che il boss ha sempre ragione. Quello che puoi fare è, letteralmente, avere l'ultima parola: fai esprimere tutti e parla per ultimo. Come abbiamo detto, nei gruppi si verificano fenomeni automatici di sintonia con gli altri e con il leader. Se parli troppo presto, rischi di impostare nettamente la direzione della riunione portandola, dritta dritta, sui binari della monotonia improduttiva.
